[Tổng hợp] Top 10 tính năng mới nổi bật của Confluence trong năm 2024

Trong năm 2024, Confluence tiếp tục nâng cao trải nghiệm người dùng với hàng loạt tính năng hữu ích mới. Từ việc hỗ trợ tích hợp thông minh đến khả năng tùy chỉnh cao, các tính năng mới này không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình làm việc mà còn mang lại sự linh hoạt và bảo mật thông tin tối đa cho người dùng.

Cùng điểm qua Top 10 tính năng mới nổi bật của Confluence năm 2024 trong bài viết dưới đây để tăng khả năng tối ưu hóa công việc trong môi trường công nghệ số hiện nay!

Backup and restore Customer API – EAP

Sử dụng API để kích hoạt quá trình sao lưu và phục hồi, giúp tự động hóa quá trình sao lưu và phục hồi dữ liệu cho Confluence. Ngoài ra tính năng này cũng có thể áp dụng cho Jira.

Giá trị mang lại: Giúp nâng cao khả năng bảo vệ dữ liệu của Confluence và Jira, cho phép khôi phục dữ liệu một cách nhanh chóng và linh hoạt khi cần thiết.

Hướng dẫn sử dụng:

• Tạo API token: Nhận một token truy cập để tương tác với API.
• Gọi API để tạo lịch trình sao lưu: Sử dụng API để thiết lập tần suất, loại dữ liệu cần sao lưu và đích đến.
• Gọi API để thực hiện sao lưu: Kích hoạt quá trình sao lưu theo lịch trình.
• Gọi API để phục hồi dữ liệu: Chọn bản sao lưu muốn phục hồi và thực hiện quá trình phục hồi.

Surface Assets in Confluence Cloud

Tính năng này cho phép hiển thị và quản lý tài sản (assets) từ Jira Service Management trực tiếp trên các trang Confluence. Từ đó người dùng có thể xem và sử dụng thông tin tài sản mà không cần chuyển đổi qua lại giữa hai công cụ.

Giá trị mang lại: Đảm bảo dữ liệu luôn được đồng bộ và chính xác, tạo sự liên kết liền mạch và cập nhật thông tin tài sản dễ dàng giữa các nhóm.

Hướng dẫn sử dụng:

• Kết nối Jira với Confluence: Đảm bảo Jira Assets đã được bật và bạn có quyền truy cập.
• Thêm Assets vào trang Confluence:
  • Mở trang, nhấp “+” hoặc gõ /, chọn Assets macro.
  • Lựa chọn project và asset cần hiển thị.
• Tùy chỉnh hiển thị:
  • Lọc theo loại asset, status, hoặc người quản lý.
  • Cấu hình các cột để hiển thị thông tin quan trọng.
• Lưu và sử dụng: Dữ liệu sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực.

BYOK (Bring Your Own Key) Encryption – Confluence Search

Dữ liệu tìm kiếm trong Confluence được mã hóa bằng một khóa mà bạn quản lý trong AWS KMS (Key Management Service). Tính năng này cho phép bạn có quyền kiểm soát và quản lý khóa mã hóa riêng, đảm bảo chỉ bạn mới có thể giải mã dữ liệu.

Giá trị mang lại: Cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn khóa mã hóa, từ đó bảo vệ thông tin riêng tư và đáp ứng yêu cầu bảo mật.

Hướng dẫn sử dụng:

• Tạo một khóa mã hóa mới trong AWS KMS hoặc sử dụng một khóa hiện có. Đừng quên ghi lại ARN (Amazon Resource Name) của khóa này vì bạn sẽ cần đến nó ở bước sau nhé.
• Truy cập vào Admin Console, tìm đến phần Security (Bảo mật) hoặc Encryption (Mã hóa).
• Tìm và bật tùy chọn BYOK Encryption hoặc Enable BYOK.
• Cấu hình kết nối AWS KMS:
  • Nhập ARN của khóa mã hóa mà bạn đã tạo ở bước 1.
  • Cung cấp thông tin xác thực AWS (Access Key ID và Secret Access Key) để cho phép Confluence truy cập vào AWS KMS. Để tăng cường bảo mật, bạn hãy cân nhắc sử dụng IAM Role thay vì cung cấp trực tiếp Access Key và Secret Key.
• Tiến hành lưu lại cấu hình sau khi nhập thông tin.

Lưu ý: Các bước thực hiện có thể thay đổi tùy thuộc vào phiên bản Confluence và cấu hình cụ thể của hệ thống. Để có hướng dẫn chính xác nhất, bạn có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn hoặc liên hệ với đội ngũ của BiPlus để được hỗ trợ.

Custom content scanning: Regex for patterns on Confluence

Tính năng này cho phép quản trị viên hệ thống sử dụng biểu thức chính quy (Regex) để quét và xác định các mẫu dữ liệu cụ thể trong Confluence, như thông tin nhạy cảm (số thẻ tín dụng, số ID cá nhân, v.v.). Hiện tính năng đã có sẵn trong Atlassian Guard Premium.

Giá trị mang lại: Giúp tự động hóa việc kiểm tra và quản lý nội dung, từ đó giúp các tổ chức đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được kiểm soát chặt chẽ và giảm nguy cơ rò rỉ thông tin.

Hướng dẫn sử dụng:

• Vào phần Admin Settings trong Confluence.
• Chọn Content Scanning và nhập quy tắc Regex mong muốn.
• Cấu hình phạm vi quét (toàn bộ không gian, trang cụ thể hoặc loại nội dung).
• Xem báo cáo và hành động theo kết quả quét, như ẩn thông tin hoặc gắn cờ nội dung.

Automation enterprise component controls

Tính năng này nhằm hạn chế cách sử dụng của một vài thành phần trong Automation ở mức cloud-site (trang cloud) thông qua việc thiết lập Global Automation trên Confluence.

Ví dụ: Hạn chế việc gửi Email của các Automation rule, chỉ cho phép gửi email tới một vài domain chỉ định.

Giá trị mang lại: Giúp đảm bảo các thành viên không gửi dữ liệu ra bên ngoài, kiểm soát được tính bảo mật của dữ liệu.

Hướng dẫn sử dụng:

• Truy cập vào Global automation > Confluence settings > Automation.
• Chọn Configure components.
• Chọn Configure để thêm giới hạn cho hành động mà bạn muốn điều chỉnh.

Password policy

Tính năng này cho phép người dùng thiết lập các tiêu chí mật khẩu như độ dài, ký tự bắt buộc và thời gian hết hạn, hỗ trợ tổ chức áp dụng chính sách mật khẩu an toàn hơn để bảo vệ dữ liệu người dùng.

Giá trị mang lại cho người dùng: Giảm nguy cơ mật khẩu yếu bị lộ và tăng cường bảo mật toàn hệ thống.

Hướng dẫn sử dụng:

• Truy cập admin.atlassian.com. Chọn tổ chức bạn muốn quản lý nếu bạn thuộc nhiều tổ chức.
• Chọn Security > Authentication policies.
• Chọn Edit cho chính sách bạn muốn áp dụng.
• Chọn Password requirements và thiết lập thông tin mong muốn.

Custom domains for Confluence

Tính năng này cho phép doanh nghiệp sử dụng tên miền thương hiệu riêng như http://wiki.bipluscompany.com. Ngoài ra tính năng Custom domains còn cung cấp khả năng cấu hình SSL tự động, bảo mật cao cho các kết nối HTTPS và hỗ trợ quản lý nhiều không gian làm việc (space) với URL đồng nhất.

Giá trị mang lại: Cải thiện hiệu quả truy cập, tăng tính chuyên nghiệp, nhận diện thương hiệu và uy tín khi làm việc với đối tác hoặc khách hàng. Đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp lớn, công ty quốc tế.

Hướng dẫn sử dụng:

• Trong Admin Settings, bạn vào mục Domains, chọn Add Custom Domain.
• Nhập tên miền bạn muốn sử dụng, cấu hình CNAME và TXT trong DNS theo hướng dẫn.
• Sau khi xác minh, đừng quên kích hoạt tính năng SSL để đảm bảo bảo mật.

Atlassian Analytics IP Allowlisting

Khi áp dụng tính năng này, quản trị viên có thể thiết lập danh sách các địa chỉ IP tin cậy, đảm bảo chỉ những người dùng từ các nguồn được phê duyệt mới có thể truy cập dữ liệu Atlassian Analytics.

Giá trị mang lại:

• Nâng cao tính bảo mật: Đảm bảo dữ liệu phân tích chỉ được truy cập từ các nguồn tin cậy, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.
• Quản lý tập trung: Quản trị viên có thể dễ dàng cấu hình và quản lý IP Allowlisting từ giao diện Atlassian AdminHub, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.

Hướng dẫn sử dụng:

• Trong giao diện Admin Hub, chọn mục Atlassian Analytics hoặc sản phẩm liên quan cần quản lý.
• Đi đến phần Security Settings trong Admin Console. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn liên quan đến bảo mật, bao gồm IP Allowlisting.
• Nhấp vào mục IP Allowlisting, nhập các địa chỉ IP hoặc phạm vi IP mà bạn muốn cho phép truy cập vào hệ thống. Lưu các thay đổi để kích hoạt danh sách IP.

Confluence Whiteboards – GA

Cho phép tích hợp trực tiếp Whiteboards vào Confluence, giúp người dùng dễ dàng truy cập và chỉnh sửa.

Giá trị mang lại cho người dùng: Hỗ trợ và cải thiện khả năng cộng tác nhóm.

Hướng dẫn sử dụng:

• Tạo trang mới trong Confluence và chọn Whiteboards.
• Sử dụng các công cụ như bút vẽ, hình dạng và nhãn dán để trực quan hóa ý tưởng.
• Lưu Whiteboard và chia sẻ với nhóm để tiếp tục cộng tác.

Create a JSM incident directly from within Confluence

Tích hợp giữa Confluence và Jira Service Management (JSM) giúp bạn có thể tạo sự cố (incident) ngay từ Confluence mà không cần chuyển đổi ứng dụng.

Giá trị mang lại:

• Giúp đơn giản hóa quy trình báo cáo.
• Tăng tốc quy trình quản lý sự cố và cải thiện hiệu quả phối hợp giữa nhóm.

Hướng dẫn sử dụng:

• Từ trang Confluence liên quan, nhấp Create JSM Incident.
• Nhập thông tin sự cố (tên, mức độ ưu tiên, mô tả).
• Xác nhận và theo dõi sự cố qua Jira Service Management.

Trên đây là top 10 tính năng nổi bật và được sử dụng phổ biến nhất trong năm 2024 của Confluence. BiPlus sẽ tiếp tục cập nhật những tính năng mới nhất của các công cụ Atlassian hàng tháng/quý!

Xem thêm: Top 20 tính năng nổi bật của Atlassian Cloud 2024 

>> Đăng ký tại link dưới đây để nhận tài liệu về các sản phẩm của Atlassian!