Jira là một công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án và theo dõi vấn đề: Người quản lý công cụ đó là quản trị viên Jira. Họ chịu trách nhiệm định cấu hình và duy trì Jira, đồng thời tìm cách làm cho nó hiệu quả nhất có thể. Quản lý Jira thường không phải là công việc duy nhất của quản trị viên Jira bởi vì họ có những nhiệm vụ khác cần tập trung vào. Vậy điều gì tạo nên sự khác biệt giữa những quản trị viên Jira giỏi và những quản trị viên bậc thầy? Tất cả đều nằm trong các phương pháp thực hành, mẹo và thủ thuật tốt nhất mà họ sử dụng.
Những điều cơ bản các quản trị viên Jira cần biết
Trước hết bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian ban đầu khi biết một vài điều cơ bản trong Jira. Sau đây là một số lưu ý trước khi bạn bắt đầu
Đây là một vai trò tất yếu – Những người đủ điều kiện và khả năng mới được vào vai trò quản trị viên Jira. Đây là một vai trò tối quan trọng bởi vì bạn sẽ được giao quyền và cấp độ truy cập tới tất cả tài khoản.
Luôn lên kế hoạch trước: xem xét các quy trình làm việc hiện có và xác định các tiêu chuẩn cho quy trình làm việc của bạn trước khi bạn cố gắng sử dụng Jira để quản lý bất kỳ hệ thống nào. Và lập kế hoạch cho khả năng mở rộng bằng cách đảm bảo Jira được cấu hình chính xác để nó có thể xử lý số lượng dự án và người dùng Jira ngày càng tăng.
Luôn “gọn gàng” : hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên xóa (hoặc lưu trữ) các dự án, trạng thái, trường công việc,… không sử dụng đến một cách thường xuyên, biến nó thành một thói quen hàng ngày.
Chú trọng vào những “điểm chung”: sử dụng cùng một lược đồ cho các dự án. Và kiểm soát các trường tùy chỉnh của bạn bằng cách sử dụng lại các trường tùy chỉnh hiện có trong bối cảnh mới.
Ghi lại các công việc lặp đi lặp lại: ghi lại những việc xảy ra thường xuyên, chẳng hạn như các công việc liên quan đến việc tuyển dụng nhân viên mới. Nhưng bạn không muốn ghi lại mọi thứ vì điều đó sẽ khiến Confluence trở nên cồng kềnh và bừa bộn. Để giữ mọi thứ ngăn nắp, hãy cân nhắc việc tích hợp các ứng dụng để quản lý tài liệu.
Làm một cách đơn giản: làm cho bảng dễ sử dụng nhất có thể để các bên liên quan có thể di chuyển các vấn đề chỉ bằng thao tác kéo và thả đơn giản. Các cột phải rõ ràng.và dễ hiểu.
Dưới đây là những điều cơ bản, bạn sẽ có một khởi đầu rất suôn sẻ nếu thực hiện tốt các bước trên.
"Best practice" cho quản trị viên Jira
Quản trị viên Jira cần phải đảm bảo rằng phần mềm và dự án được quản lý đúng cách và hiệu quả nhất. Nếu quản trị viên Jira mong muốn một phương pháp làm việc hiệu quả và năng suất nhất, hãy áp dụng một số phương pháp sau đây:
- Cài đặt quyền hạn người dùng đúng đắn: chỉ những người dùng được yêu cầu mới có quyền truy cập vào các dự án. Từ đó bạn sẽ có thể giảm thiểu rủi ro xảy ra lỗi và sự không nhất quán, cũng như ngăn chặn việc truy cập trái phép và rò rỉ dữ liệu.
- Sử dụng “template”: để tiết kiệm thời gian và tránh sự lộn xộn, các template với quy trình công việc, trường tùy chỉnh và sơ đồ cần phải được xác định trước khi thiết lập dự án mới.
- Lên kế hoạch cho khả năng mở rộng: đảm bảo Jira được cấu hình chính xác và có thể xử lý số lượng dự án và người dùng Jira ngày càng tăng.
- Sử dụng công cụ tự động hóa: để tiết kiệm thời gian và sức lực cho nhóm của bạn, đặc biệt khi đang mở rộng quy mô. Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng công cụ tự động hóa, một số kiến thức cơ bản về tự động hóa quy trình có thể hữu ích. Bạn cũng có thể chọn một ứng dụng tự động hóa quy trình làm việc cụ thể theo nhu cầu hoặc thuần thạo nắm vững các chiến lược này về cách mở rộng quy mô phát triển trong Jira.
- Cung cấp đào tạo và trợ giúp kịp thời: đảm bảo rằng các bên liên quan đang tận dụng tối đa chức năng của Jira
- Thiết lập kiểm tra và giám sát bên trong: điều này sẽ đảm bảo bạn luôn tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật mới nhất. Để biết các đề xuất về cách đảm bảo quản trị và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật mới nhất, đây là hướng dẫn của chúng tôi về cách cải thiện và quản trị CNTT bằng tự động hóa.
"Mẹo" giúp quản trị viên quản lý Jira đơn giản hơn
Mẹo số 1: tùy chỉnh phiên bản Jira của bạn để thể hiện quy trình quản lý của tổ chức của bạn. Jira có khả năng tùy biến cao, vì vậy hãy dành thời gian điều chỉnh chức năng của nó để đáp ứng nhu cầu cụ thể của người quản trị. Bạn không cần phải phức tạp hóa mọi thứ, chỉ cần tùy chỉnh một cách cẩn thận, cụ thể thôi nhé!
Mẹo số 2: sử dụng phím tắt bàn phím để làm việc nhanh hơn. Ví dụ nhấn phím “g” và “I” cùng một lúc sẽ đưa bạn đến trang “issue”.
Mẹo số 3: sử dụng các hành động hàng loạt để thay đổi nhiều công việc trong cùng một lúc. Chẳng hạn như bạn có thể chỉnh sửa số lượng lớn trạng thái hoặc vai trò công việc chỉ với một phím tắt.
Mẹo số 4: sử dụng các ứng dụng để giúp mở rộng chức năng của Jira. Tìm kiếm các plugin có thể giúp bạn tự động hóa tác vụ, cải thiện hiệu suất hoặc tăng cường bảo mật.
Mẹo số 5: viết hướng dẫn dễ hiểu và chính xác – đây là công việc quyết định bạn có thành công trong jira hay không!. Tất cả mọi người trong nhóm nên hiểu lý do “Jira Instance” được tạo và yêu cầu những gì
Mẹo số 6: Chạy kiểm tra tính toàn vẹn của phiên bản thường xuyên để xác định sự cố, thường xuyên dọn dẹp các thành phần cấu hình trùng lặp/không sử dụng, v.v. để giữ cho phiên bản Jira của bạn luôn hoạt động tốt.
Mẹo số 7: Sử dụng “Your work page” – nơi quản trị viên JIra có thể có được cái nhìn tổng quan về những điều họ quan tâm nhất ở Jira. Bạn có thể tìm thấy các công việc, dự án, bảng và hàng bạn đã truy cập, công việc được giao cho bạn và các mục được gắn dấu sao.
Mẹo số 8: Hãy “kén chọn” các plugin để bạn có thể tránh các vấn đề về hiệu suất và đảm bảo rằng Jira vẫn ổn định. (Tìm nhà cung cấp ứng dụng có hỗ trợ 24 giờ và nguồn thông tin tập trung về thỏa thuận cấp phép người dùng cuối, tuân thủ, v.v.)
Mẹo số 9: Sử dụng tài liệu! Tài liệu của Atlassian là nơi tốt để bắt đầu.
Mẹo thưởng thêm: Sử dụng JQL để bạn có thể đặt bộ lọc nhanh cho bất kỳ trường nào trong Jira. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy mọi thứ một cách dễ dàng và thêm các từ khóa có thể tìm kiếm khi bạn tạo vấn đề của mình.
Ngoài ra, bằng cách sử dụng các mẹo và thủ thuật của Jira như phím tắt, bảng thông tin và plugin, quản trị viên Jira có thể làm việc hiệu quả hơn, tự động hóa nhiều tác vụ của họ. Với sự phổ biến ngày càng tăng của Jira trong quản lý dự án, vai trò của quản trị viên Jira sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc đưa các dự án thành công và giúp tổ chức hoạt động trơn tru.
BiPlus – Chúng tôi chuyên gia công phát triển phần mềm và cung cấp các dịch vụ IT cho các khách hàng trong lĩnh vực viễn thông, tài chính, ngân hàng và thương mại điện tử và chúng tôi cũng là đối tác giải pháp của Atlassian tại Việt Nam. Vì thế hãy liên hệ cho chúng tôi ngay để được tư vấn!
