Sự khác nhau giữa Jira Groups và Jira Roles

Đối với các doanh nghiệp vận hành mô hình phát triển sản phẩm Agile đều không xa lạ với Jira – một công cụ quản lý dự án linh hoạt hàng đầu cho việc lập kế hoạch, theo dõi, phát hành và hỗ trợ phần mềm. Tuy đây là công cụ số 1 được các đội Agile tin dùng nhưng vẫn có một số nhầm lẫn về các thuật ngữ và cách thức khi thực thi, đặc biệt là Jira groups và Jira roles

Những gì bạn cần biết về Jira Groups và Jira Roles

Jira Groups là gì?

Là tổ chức và quản lí các thành viên đơn giản họ có thể là một hội nhóm, người trong một bộ phận hoặc bất kỳ ai có trách nghiệm với dự án của bạn

Khi nào nên dùng Jira Groups?

Bạn thường sử dụng các nhóm khi bạn muốn cấp quyền truy cập giống nhau cho một nhóm người dùng dựa trên các đặc điểm chung. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn có một số lượng lớn người dùng và muốn quản lý quyền truy cập của họ vào các phần khác nhau của:

• Project-based: bạn tạo một nhóm cho tất cả người dùng làm việc trên một dự án cụ thể và cấp quyền truy cập cho họ để tạo, chỉnh sửa và giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án đó. 

• Role-based: bạn tạo một nhóm cho tất cả người dùng có một vai trò cụ thể trong tổ chức và cấp họ các quyền cụ thể dựa trên vai trò của họ (như nhà phát triển, kiểm thử viên, quản trị viên,..)

• Department-based: tạo một nhóm cho tất cả người dùng làm việc trong một phòng ban cụ thể (VD: phòng marketing, bộ phận bán hàng,..) và cấp cho họ quyền truy cập vào các dự án và vấn đề Jira liên quan đến phòng ban của họ.

• Custom: bạn tạo các nhóm dựa trên các tiêu chí khác như địa lý, đoạn khách hàng, dòng sản phẩm,… để điều chỉnh quyền truy cập và quyền hạn dựa trên nhu cầu độc đáo.

Cách tạo nhóm trên Jira Cloud

Đây là cách tạo nhóm trên Jira Cloud. (Lưu ý: bạn sẽ cần quyền quản trị viên cho phiên bản Jira của mình):

1. Đăng nhập vào Jira với tư cách quản trị viên. 
2. Nhấp vào “Cài đặt” ở góc phải trên cùng, sau đó chọn “Quản lý người dùng”
3. Chọn “Nhóm” trong menu bên trái.
4. Nhấp vào nút “Tạo nhóm” ở góc phải trên cùng. 
5. Nhập tên và mô tả. (Đảm bảo rằng tên là duy nhất)
6. Nhấp vào nút “Tạo” để lưu nhóm Jira mới của bạn.

Jira Roles là gì?

Một tập hợp các quyền được gán cho người dùng hoặc nhóm, phạm vi công việc mà bạn có thể làm sẽ bị giới hạn tùy vào quyền hạn được gán trong Jira. Các vai trò trong dự án được tạo để giúp bạn tổ chức và quản lý các loại người dùng khác nhau khi tham gia vào một dự án.

Những vai trò trong một dự án Jira

• Quản trị viên: vai trò mạnh nhất, có thể truy cập tất cả các tính năng và quản lý người dùng, nhóm và quyền hạn. 
• Quản lý dự án: quản lý một hoặc nhiều dự án, có thể tạo và quản lý bằng dự án, quy trình làm việc và các vấn đề xảy ra. 
• Nhà phát triển: phát triển mã nguồn cho dự án, có thể tạo và chỉnh sửa vấn đề, xem bảng dự án và cộng tác với thành viên khác trong nhóm. 
• Người báo cáo: báo cáo lối và vấn đề trong dự án, có thể tạo ra và chỉnh sửa vấn đề và bình luận trên các vấn đề mà họ chịu trách nghiệm.
• Người được giao việc: làm việc trên các vấn được giao, có thể cập nhật trạng thái của các vấn đề, thêm bình luận và cộng tác với cách thành viên khác trong nhóm. 
• Người xem: xem bảng dự án và các vấn đề, nhưng không thể thực hiện thay đổi hoặc cập nhật. 

Khi nào nên sử dụng Jira Roles

Các vai trò nên được sử dụng khi bạn muốn gán các quyền hạn và quyền truy cập cụ thể cho người dùng dựa trên vai trò hoặc trách nhiệm của họ trong một dự án hoặc tổ chức. Bằng cách xác định các vai trò khác nhau, bạn cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của họ mà không làm ảnh hưởng đến công việc của người khác.

Làm thế nào phân biệt giữa Jira Groups với Jira Roles

Để hình dung dễ hiểu thì chúng ta sử dụng nhóm để quản lý quyền truy cập hạng mục trong dự án của từng cá nhân và “Jira roles” là những vai trò được cấp phép bởi người quản lý dự án gán cho mỗi cá nhân trong dự án, giới hạn phạm vi công việc mà họ có thể thực hiện dựa trên vai trò được gán.

Khi sử dụng Jira, việc hiểu và phân biệt rõ ràng giữa nhóm và vai trò là quan trọng để quản lý hiệu quả quyền truy cập và nhiệm vụ trong dự án. Bằng cách sử dụng các nhóm và vai trò phù hợp, người quản lý có thể tổ chức và phân phối công việc một cách linh hoạt và hiệu quả

Đồng thời, việc tạo và quản lý nhóm cũng như vai trò là một phần quan trọng của quản lý dự án Agile. Điều này giúp tăng cường sự tổ chức và điều phối công việc, giúp đội ngũ làm việc một cách hiệu quả hơn đạt được mục tiêu của dự án. 

Đừng bỏ lỡ những thông tin về Jira và các thông tin của chuyên gia – hãy đăng ký nhận bản tin của BiPlus để luôn cập nhật các xu hướng mới nhất cũng như các kiến thức mới mẻ nhất trong phần mềm quản lý công việc.