Khi AI không chỉ giúp làm nhanh hơn, mà giúp team làm đúng hơn

Trong vòng hai năm trở lại đây, AI đã trở thành một phần quen thuộc trong hoạt động của các team Marketing. Hầu hết mọi người đều có cho mình một hoặc hai công cụ hỗ trợ viết nội dung, chỉnh sửa email, dịch tài liệu hay lên ý tưởng. Một số thành viên chủ động hơn còn tận dụng AI để tóm tắt tài liệu hoặc phân tích số liệu cơ bản.

Ở góc độ cá nhân, hiệu quả là điều dễ nhận thấy: công việc được xử lý nhanh hơn, ít lặp lại hơn. Tuy nhiên, khi nhìn ở quy mô cả team hoặc doanh nghiệp, vẫn còn nhiều câu hỏi chưa có lời giải rõ ràng. Liệu AI thực sự giúp tăng năng lực tổng thể của Marketing, hay chỉ đơn giản là làm cho từng người cảm thấy tiện lợi hơn? Những gì AI đang hỗ trợ có thực sự chạm đến mục tiêu kinh doanh, hay chỉ dừng lại ở việc tối ưu thao tác cá nhân?

Bài viết này không nhằm giới thiệu thêm một công cụ AI mới. Đây là chia sẻ từ chính trải nghiệm của team Marketing BiPlus về cách áp dụng tư duy AI-Native để đưa AI vào quy trình sản xuất nội dung một cách có chủ đích. Từ đó, cách làm việc của team thay đổi theo hướng rõ ràng hơn, dễ đo lường hơn và gắn chặt hơn với mục tiêu chung.

AI-Native: Tư duy và cách tiếp cận khác biệt

AI-Native là gì?

Cách triển khai AI phổ biến hiện nay là giữ nguyên quy trình cũ, sau đó bổ sung AI vào một vài bước để tăng tốc độ xử lý. Mỗi cá nhân tự chọn công cụ, tự sử dụng theo thói quen và kinh nghiệm riêng. AI vì thế thường hoạt động rời rạc, thiếu bối cảnh chung và hiếm khi gắn với KPI hay workflow chính thức của team.

Tư duy AI-Native bắt đầu từ một câu hỏi khác. Nếu coi AI là một thành phần chính thức trong tổ chức công việc, thì quy trình nên được thiết kế lại như thế nào ngay từ đầu.

Với cách tiếp cận này, AI không còn là công cụ thử nghiệm hay hỗ trợ bên lề. AI được đưa vào như một mắt xích có chủ đích trong chuỗi tạo giá trị, vận hành trong workflow có bối cảnh rõ ràng, có mục tiêu kinh doanh và có người chịu trách nhiệm.

Tìm hiểu thêm về tư duy AI-Native

Những điểm then chốt khi áp dụng AI-Native

Điểm đầu tiên là cần nhìn lại toàn bộ dòng công việc từ đầu đến cuối. Với Marketing, đó là quá trình từ lập kế hoạch nội dung, sản xuất, tái sử dụng, hỗ trợ bán hàng cho đến báo cáo. Trên dòng chảy đó, vai trò của AI và con người cần được xác định rõ để phối hợp nhịp nhàng, thay vì chồng chéo hoặc bỏ sót.

Tiếp theo, AI cần được đặt trong đúng bối cảnh doanh nghiệp. Điều này bao gồm tri thức nội bộ, guideline thương hiệu, dữ liệu nền, KPI và mục tiêu kinh doanh. Khi có đủ bối cảnh, AI không chỉ tạo ra nội dung tốt hơn về mặt câu chữ, mà còn bám sát cách doanh nghiệp vận hành và tạo ra giá trị.

Cuối cùng, giá trị của AI cần được đo lường một cách chủ đích. Các chỉ số như thời gian sản xuất, số lượng nội dung, mức độ nhất quán, khả năng tái sử dụng và tác động đến pipeline giúp doanh nghiệp hiểu rõ AI đang đóng góp ở đâu, thay vì chỉ cảm nhận chung chung là công việc nhanh hơn.

AI-Native khác gì so với cách dùng AI thông thường?

Ở nhiều team Marketing, AI thường chỉ xuất hiện ở những bước nhỏ, chủ yếu là cuối quy trình như viết lại, chỉnh câu hoặc tóm tắt. Những ứng dụng này hiếm khi gắn với workflow chính thức hay KPI cụ thể.

Với AI-Native, điểm xuất phát là mục tiêu kinh doanh và dòng công việc tổng thể. Khi doanh nghiệp muốn cải thiện tốc độ, chất lượng nội dung hoặc khả năng hỗ trợ bán hàng, workflow sẽ được thiết kế lại để AI thực sự nằm trong luồng vận hành. AI được tích hợp với hệ thống, tài liệu và dữ liệu sẵn có, thay vì hoạt động rời rạc theo từng cá nhân.

Vì sao AI-Native giúp tạo ra kết quả kinh doanh rõ ràng hơn?

Ngay từ đầu, AI đã được gắn với mục tiêu cụ thể và đưa vào quy trình chính thức. AI cũng được cung cấp đầy đủ bối cảnh nội bộ, từ tri thức, nội dung cho đến các case thực tế của doanh nghiệp. Nhờ đó, AI không chỉ giúp giảm tải cho một vài cá nhân, mà còn thay đổi cách team phối hợp, cách tri thức nội bộ được khai thác và cách Marketing đóng góp vào pipeline kinh doanh.

Business case thực tế: Khi team Marketing BiPlus áp dụng AI-Native

Bài toán đặt ra & mục tiêu hướng tới

Team Marketing BiPlus sản xuất nhiều loại nội dung khác nhau, từ blog chuyên môn, case study, email, landing page cho đến tài liệu hỗ trợ tư vấn và bán hàng. Khi danh mục dịch vụ và hoạt động truyền thông mở rộng, khối lượng nội dung tăng lên đáng kể.

Bài toán đặt ra là làm sao duy trì nhịp sản xuất ổn định, đảm bảo chất lượng và giọng điệu nhất quán, đồng thời giảm phụ thuộc vào một vài cá nhân có khả năng viết và tổng hợp tốt. Hoạt động nội dung cũng cần gắn với các chỉ số đo lường rõ ràng để Marketing có thể chứng minh đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Những điểm nghẽn thực tế trước khi có AI-Native

Trước khi triển khai AI-Native, quy trình sản xuất nội dung tại BiPlus vẫn mang tính thủ công. Lập kế hoạch, viết bài, kiểm duyệt và báo cáo diễn ra rời rạc trên nhiều công cụ. Công việc phụ thuộc nhiều vào một số cá nhân chủ chốt. Khi những người này bận, cả dòng nội dung chậm lại.

Thời gian sản xuất kéo dài khiến tần suất đăng bài không ổn định, đặc biệt với các nội dung chuyên sâu. Nội dung cũng thiếu sự nhất quán về cấu trúc và giọng điệu, team phải chỉnh sửa nhiều vòng. Việc tổng hợp và báo cáo KPI tốn nhiều thời gian, thiếu kịp thời cho các quyết định Marketing.

Điểm mấu chốt là BiPlus không thiếu dữ liệu, tri thức hay công cụ, kể cả AI. Khoảng trống thực sự nằm ở việc chưa có một workflow cho phép AI tham gia một cách chính thức và có kiểm soát vào quá trình tạo giá trị nội dung.

Nhìn lại bài toán dưới lăng kính AI-Native

Thay vì hỏi chỗ nào có thể dùng AI để làm nhanh hơn, team Marketing BiPlus đặt lại câu hỏi. Nếu coi AI viết nội dung là một thành viên chính thức trong quy trình sản xuất, workflow mới sẽ trông như thế nào.

AI được đưa vào từ những khâu đầu tiên như tổng hợp tài liệu nội bộ, gợi ý chủ đề và xây dựng outline. Team cũng xây dựng bộ bối cảnh chuẩn cho AI, từ giọng điệu, guideline đến dạng output mong muốn. Nhờ đó, AI trở thành một phần tự nhiên trong công việc hàng ngày, từ , viết bài đến làm báo cáo.

Workflow mới: Khi AI-Native trở thành một phần của Marketing

Ở workflow mới, tri thức nội bộ được AI hỗ trợ tóm tắt và chuyển thành nguyên liệu sẵn sàng cho Marketing. AI gợi ý chủ đề, khung bài và câu hỏi chính phù hợp với kế hoạch tổng thể.

Dựa trên outline và bối cảnh đã chuẩn hóa, AI tạo ra bản nháp ban đầu. Con người tập trung chỉnh sửa logic, bổ sung trải nghiệm thực tế và đảm bảo thông điệp đúng với mục tiêu kinh doanh.

Một nội dung trục sau đó được chuyển đổi sang nhiều định dạng và kênh khác nhau để phục vụ các hoạt động truyền thông và bán hàng. Nội dung không chỉ dừng lại ở website, mà còn được sử dụng trực tiếp trong các cuộc trao đổi với khách hàng.

Kết quả thực tế: Những thay đổi có thể đo lường

Ở tầng vận hành, thời gian sản xuất một bài viết giảm từ khoảng hai giờ xuống còn khoảng ba mươi phút. Thời gian tổng hợp kế hoạch và báo cáo KPI giảm từ một ngày xuống còn mười phút. Tần suất xuất bản ổn định hơn, nội dung nhất quán hơn về cấu trúc và giọng điệu.

Ở tầng business, Marketing ghi nhận rõ hơn vai trò trong pipeline. Sales và Consulting dễ dàng tìm được nội dung phù hợp cho từng bối cảnh khách hàng, giúp cuộc trao đổi đi thẳng vào bài toán thực tế.

Gợi ý cho các team Marketing khác từ câu chuyện BiPlus

Nếu muốn đánh giá lại workflow hiện tại, các team có thể bắt đầu bằng việc nhìn vào những bước đang tốn nhiều thời gian nhưng mang tính lặp lại. AI hiện đang được dùng ở cấp độ cá nhân hay đã là một phần trong workflow chung. Với một dòng công việc cụ thể, outcome mong muốn là gì.

Từ kinh nghiệm triển khai nội bộ, BiPlus thường bắt đầu bằng việc chọn một workflow cụ thể, phân tích hiện trạng, thiết kế workflow AI-Native phù hợp với bối cảnh và mục tiêu, sau đó triển khai và đo lường trước khi mở rộng.

Một ví dụ nhỏ, nhưng là câu chuyện thật

Case Marketing BiPlus không phải là một bản demo, mà là trải nghiệm thực tế trong việc tích hợp AI vào quy trình sản xuất nội dung. Khi áp dụng tư duy AI-Native, AI không chỉ giúp từng người làm việc nhanh hơn, mà còn thay đổi cách cả team vận hành và tạo ra giá trị có thể đo lường.

Mỗi doanh nghiệp có bối cảnh, dữ liệu và cấu trúc khác nhau, nên workflow AI-Native cho Marketing cũng sẽ khác nhau. Vai trò của BiPlus là mang tới khung tư duy và kinh nghiệm thực tế để cùng doanh nghiệp thiết kế cách làm phù hợp với mục tiêu riêng.

Nếu bạn đang quan tâm đến việc tối ưu workflow Marketing với AI-Native, đội ngũ BiPlus sẵn sàng chia sẻ thêm kinh nghiệm và cùng bạn bắt đầu từ những bài toán cụ thể nhất.