Câu đố nhanh: Bạn có đang mắc kẹt trong “ma trận giao việc”?
Gửi task qua Zalo, tag đồng nghiệp trong nhóm chat, gửi file qua email, rồi ghi chú deadline vào bảng Excel cá nhân – nghe có quen không?
Nếu bạn thấy hình ảnh này quen thuộc, thì rất có thể team bạn đang làm việc trong một môi trường phân mảnh, rời rạc – nơi mỗi người giữ một phần thông tin, nhưng không ai thấy được toàn cảnh.
Đây chính là tiền đề của một trong những vấn đề nhức nhối nhất trong các team hiện đại: Silo thông tin.
“Silos” – Kẻ phá hoại thầm lặng trong mọi team
Silo – vốn là thuật ngữ chỉ các khoang tách biệt – khi áp vào môi trường công sở, chỉ đến tình trạng thông tin, tài liệu, đầu việc bị cô lập trong từng team hoặc cá nhân, gây cản trở chia sẻ và phối hợp đa phòng ban. Biểu hiện điển hình nhất của “silo thông tin” chính là giao việc mơ hồ, khi mỗi người, mỗi bộ phận, mỗi công cụ đều tồn tại riêng lẻ, không kết nối qua hệ thống chung.
Mỗi người chăm chăm vào phần việc của mình, không biết nhóm khác đang làm gì, và chẳng mấy khi giao tiếp hiệu quả với nhau. Đặc biệt, trong nhịp độ làm việc bận rộn, thật dễ để quên hoặc lờ đi việc chia sẻ thông tin quan trọng cho người khác.
Hệ quả là:
- Giảm năng suất vì mọi người không thể truy cập dữ liệu mình cần
- Nhân viên mới khó nắm bắt thông tin và hòa nhập
- Dễ phát sinh văn hóa ngờ vực, chia rẽ và cạnh tranh nội bộ
Cứ thế, sự mơ hồ lan rộng. Kết quả? Công việc bị trôi nổi. Team rối loạn. Quản lý mệt mỏi. Khách hàng bực bội.
Thật ra, tin vui là Silo không phải là thứ không thể phá vỡ. Chúng tồn tại vô hình vì không ai để ý đến – và cũng có thể bị đánh sập nếu bạn chủ động thay đổi cách làm việc, công cụ, và văn hóa giao tiếp trong team mình. Sẵn sàng để lật ngược thế cờ? Bắt đầu thôi.
6 kỹ thuật để xây dựng giao tiếp cởi mở và hiệu quả tại nơi làm việc
1. Giao tiếp chủ động
Ngay khi bạn có thông tin có thể ảnh hưởng đến công việc của người khác, hãy thông báo ngay cho họ. Việc chia sẻ sớm luôn giúp tiết kiệm thời gian và tránh lỗi không đáng có.
2. Hạn chế sử dụng email
Email tưởng chừng tiện lợi, nhưng lại dễ tạo silo khi chỉ người được cc mới thấy nội dung. Tri thức bị “giấu” trong các chuỗi mail khiến công việc chồng chéo và lỗi lặp lại.
3. Hãy để tài liệu có thể được tìm thấy
Tri thức bị khóa quyền truy cập cũng là tri thức bị lãng phí. Thay vì các file rải rác trong inbox cá nhân, hãy mặc định mở quyền xem và chỉ giới hạn khi thực sự cần thiết trong không gian làm việc chung.
4. Tận dụng nhóm chat chia sẻ
Tạo các kênh theo chủ đề hoặc dự án – nơi bất kỳ ai cũng có thể “nhảy vào”, đặt câu hỏi hoặc cập nhật tiến độ. Lịch sử trò chuyện luôn là nguồn tham khảo quý giá.
5. Ghi lại mọi thông tin quan trọng
Rất nhiều ý tưởng, quyết định và thông tin quan trọng chỉ tồn tại trong cuộc họp hoặc các đoạn trò chuyện ngắn. Hãy rèn thói quen ghi lại và chia sẻ lại qua nhóm chat hoặc tài liệu. Đừng để ai bị bỏ lại phía sau vì thiếu thông tin.
6. Ngắn gọn, đúng người
Đừng biến việc chia sẻ thông tin thành spam. Hãy xác định đúng người cần biết và chia sẻ nội dung phù hợp. Khi hệ thống đã minh bạch, những người khác có thể tự tìm kiếm khi cần – không cần spam toàn bộ công ty.
Tổ chức lại công việc – Đừng chỉ dựa vào trí nhớ hay may mắn
Tất nhiên, thay đổi thói quen giao tiếp là điều cần thiết, nhưng nếu thiếu một nền tảng tổ chức công việc trung tâm, bạn vẫn sẽ luôn “đuổi theo công việc” thay vì kiểm soát được nó. Đó là lý do nhiều team hiện nay chọn Jira – công cụ quản lý công việc đến từ Atlassian, hãng công nghệ đứng sau những sản phẩm nổi tiếng như Confluence, Trello hay Bitbucket.
Jira giúp tổ chức toàn bộ công việc của team trên một hệ thống duy nhất, nơi mọi đầu việc đều được:
- Tạo – Giao – Theo dõi – Cập nhật tiến độ một cách minh bạch
- Xem dễ dàng bằng Board View hoặc List View, phù hợp cho cả nhân viên lẫn quản lý
- Quản lý tiến độ, phụ thuộc bằng Timeline (kiểu Gantt chart) hoặc Calendar View
- Tổng hợp toàn cảnh trong Summary View: biết task nào kẹt, task nào trễ, workload ra sao
Không cần đào tạo phức tạp – các trưởng nhóm có thể dùng Forms trong Jira để nhận yêu cầu từ phòng ban khác, biến thành task chỉ trong vài phút – thay vì lội qua Zalo/email rồi… quên mất.
Rovo – Đồng đội AI giúp bạn không bỏ sót việc
Và để nâng cấp trải nghiệm hơn nữa, khi công việc đã lên Jira, bạn có thể tích hợp thêm Rovo AI – trợ lý AI cũng thuộc hệ sinh thái Atlassian để:
- Gợi ý công việc cần ưu tiên theo ngữ cảnh
- Tự động tổng hợp và nhắc lại việc dựa trên nội dung hội thoại
- Giúp leader dễ nắm bắt tình hình mà không cần “mò” vào từng ticket
Kết hợp Jira và Rovo, bạn sẽ có một hệ thống quản lý công việc mạnh mẽ, minh bạch và thông minh – giúp team duy trì nhịp độ làm việc ổn định, đặc biệt trong môi trường làm việc phân tán, nhiều dự án song song hoặc cần phối hợp liên phòng ban.
Đừng để việc trôi nổi thành văn hóa làm việc
Hãy nói lời tạm biệt với những ngày tháng suy nghĩ:
“Ồ, tôi tưởng họ đang triển khai việc đó chứ”
“Bộ phận đó làm gì cơ chứ?”
Việc mang đến trải nghiệm liền mạch cho nhân viên, khách hàng và đối tác chính là động lực để tổ chức của bạn xóa bỏ silo – thay vào đó là một văn hóa teamwork thực sự: minh bạch, chủ động và hiệu quả.
Hãy bắt đầu xây dựng Teamwork bằng công cụ và thói quen đúng
Nếu bạn cảm thấy những vấn đề ở trên nghe… quen một cách đáng sợ, thì đã đến lúc hành động. Bạn có thể bắt đầu thay đổi ngay hôm nay từ những bước đơn giản nhưng hiệu quả. Trước tiên, hãy tải ngay ebook miễn phí “Team nhỏ chưa chắc Teamwork tốt” để hiểu rõ hơn vì sao nhiều team vẫn gặp rắc rối trong việc phối hợp dù quy mô không lớn.
Nếu bạn muốn khám phá sâu hơn cách Jira và Rovo có thể áp dụng trực tiếp cho chính team của mình, hãy đặt lịch demo tư vấn. Chúng tôi sẽ cùng bạn phân tích bài toán hiện tại và đưa ra giải pháp phù hợp, thực tế và dễ triển khai.
