Mở đầu: Câu chuyện thực tế
Hãy tưởng tượng một team mất 4 giờ mỗi tuần chỉ để tìm kiếm thông tin do dữ liệu phân mảnh và công cụ không tích hợp – đó là thực tế mà Atlassian ghi nhận trong nghiên cứu năm 2024 . Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh, làm việc phân tán trở thành tiêu chuẩn, và áp lực kinh tế đòi hỏi làm nhiều hơn với ít tài nguyên, các tổ chức đang đối mặt với bài toán cộng tác phức tạp.
System of Work (SoW) của Atlassian là giải pháp toàn diện, giúp biến thách thức thành cơ hội bằng cách kết nối đội nhóm và tối ưu hóa quy trình làm việc .
Thách thức làm việc nhóm hiện đại
Khảo sát của Atlassian năm 2025 chỉ ra năm thách thức lớn mà các lãnh đạo đối mặt:
-
Tích hợp AI: Làm sao để áp dụng AI mà không làm gián đoạn quy trình?
-
Đội nhóm phân tán: Làm thế nào để trao quyền và cộng tác giữa các đội ở các múi giờ khác nhau?
-
Dữ liệu phân mảnh: Quá nhiều công cụ không tích hợp được cùng nhau, gây rối và thiếu minh bạch.
-
Bảo mật và tuân thủ: Quản lý rủi ro và nguye cơ trong môi trường công nghệ thay đổi nhanh.
-
Hiệu suất với ít tài nguyên: Làm sao để đạt kết quả cao với ngân sách hạn chế? .
Những vấn đề này dẫn đến năng suất thấp, đội nhóm mất thời gian vào các tác vụ lặp lại thay vì tập trung vào công việc cốt lõi, và tổ chức khó đồng bộ với mục tiêu chiến lược.
System of Work – Giải pháp toàn diện
SoW là triết lý kết nối đội ngũ công nghệ và kinh doanh thông qua Teamwork Foundation, được hỗ trợ bởi Teamwork Graph – mô hình dữ liệu thông minh giúp tổ chức thông tin rõ ràng và cung cấp insight theo ngữ cảnh. SoW không chỉ là quy trình mà là cách vận hành toàn tổ chức, đảm bảo mọi nhóm – từ IT, marketing đến lãnh đạo – hoạt động nhịp nhàng. Ba nguyên lý cốt lõi của SoW là:
-
Đồng bộ mục tiêu: Atlassian Goals giúp liên kết công việc với chiến lược. Ví dụ, lãnh đạo có thể dùng Goals để theo dõi chi tiêu vốn và tiến độ so với OKRs, đảm bảo các quyết định đầu tư đều phù hợp với mục tiêu.
-
Lập kế hoạch chung: Jira hỗ trợ quản lý công việc liên chức năng, tích hợp với Loom để chia sẻ cập nhật video, giảm thời gian họp.
-
Khai thác tri thức: Confluence là trung tâm tri thức, và Loom cho phép ghi lại ý tưởng qua video, với Rovo AI tự động tạo tài liệu hoặc ticket từ nội dung video.
Bộ công cụ lõi trong SoW
-
Jira: Quản lý dự án, theo dõi tiến độ, và tích hợp AI để tự động hóa tác vụ như phân loại backlog. Tính năng cập nhật mới năm 2025 cho phép tùy chỉnh giao diện (timeline, calendar) để phù hợp với nhiều đội nhóm chuyên môn khác nhau như IT, Marketing, Business.
-
Confluence: Trung tâm lưu trữ tài liệu, hỗ trợ chia sẻ ý tưởng và tài sản số.
-
Loom: Tích hợp sâu với Jira và Confluence, cho phép ghi video trực tiếp trong ticket Jira. Loom AI (2025) tự động tóm tắt cuộc họp, tạo bug, hoặc chuyển video thành tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian .
-
Rovo: AI tích hợp trong Jira, Confluence, và Loom, cung cấp insight theo ngữ cảnh và tự động hóa quy trình. Rovo Studio cho phép tạo AI agent tùy chỉnh, ví dụ: tự động phân loại email công việc. (https://events.atlassian.com/team-digital/)
Các công ty lớn đã thành công áp dụng System of Work như thế nào?
80% công ty Fortune 500 sử dụng các công cụ Atlassian để xây dựng SoW, giúp giảm thời gian họp và tăng năng suất.
Ví dụ, Reddit đã áp dụng SoW để tập trung hóa dữ liệu trên Jira, Confluence, và Loom, tiết kiệm hơn 300,000 USD mỗi năm và cải thiện cộng tác giữa 2,000 nhân viên. Cụ thể, đội sản phẩm của Reddit dùng Loom để ghi lại video demo tính năng mới, tích hợp vào Jira để đội kỹ thuật xử lý, và lưu trữ trên Confluence để tham khảo sau này. Kết quả là thời gian phản hồi lỗi giảm 20% .
Một ví dụ khác là một công ty bán lẻ sử dụng Jira để quản lý chiến dịch Black Friday, Loom để chia sẻ video hướng dẫn chiến lược, và Rovo AI để phân tích dữ liệu khách hàng, giúp tăng 15% doanh thu so với năm trước. (Different Teams, One System – Atlassian System of Work | catworkx )
Hãy truy cập 
Atlassian’s System of Work | Atlassian để trải nghiệm miễn phí Jira, Confluence hoặc Loom và khám phá cách SoW biến tổ chức của bạn thành một cỗ máy cộng tác hiệu quả. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn về hệ thống làm việc (SoW), đừng ngần ngại liên lạc với BiPlus để được hỗ trợ tốt nhất!
