Mở đầu: Cuộc cách mạng công nghệ và bài toán sống còn
Trong hơn hai thế kỷ qua, mỗi thế hệ đều chứng kiến những cuộc cách mạng công nghệ làm thay đổi căn bản xã hội. Theo Carlota Perez trong Các cuộc cách mạng công nghệ và vốn tài chính, từ Cách mạng Công nghiệp (1771) đến Thời đại Kỹ thuật số (1971), năm cuộc cách mạng đã định hình thế giới qua ba giai đoạn: Cài đặt, Điểm chuyển, và Triển khai.
Hiện nay, chúng ta đang ở giai đoạn Triển khai của Thời đại Kỹ thuật số, nơi internet, máy tính cá nhân, và công nghệ di động đã thâm nhập sâu vào đời sống. Các gã khổng lồ như Google, Amazon, và Meta đang dẫn dắt nền kinh tế số, nhưng một làn sóng mới với AI, dữ liệu lớn, và điện toán lượng tử đang hình thành. Câu hỏi đặt ra cho doanh nghiệp là: Làm sao để không chỉ tồn tại mà còn dẫn đầu trong kỷ nguyên này?
System of Work (SoW) của Atlassian chính là câu trả lời – một “hệ điều hành” giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, kết nối đội ngũ, và thích nghi với sự thay đổi không ngừng.
System of Work là gì?
SoW là triết lý về cách các tổ chức công nghệ vận hành, liên kết đội ngũ công nghệ và kinh doanh để tăng tốc tiến độ và tối đa hóa tác động. Nó không chỉ là tập hợp công cụ hay quy trình, mà là một hệ thống tư duy toàn diện, giống như hệ điều hành của một doanh nghiệp.
SoW đảm bảo mọi bộ phận – từ kỹ thuật, marketing, nhân sự đến lãnh đạo – phối hợp nhịp nhàng, hướng tới mục tiêu chung, và khai thác tri thức tập thể để đổi mới liên tục.
Atlassian đã phát triển SoW dựa trên hơn 20 năm kinh nghiệm làm việc với 300,000 khách hàng toàn cầu, bao gồm 80% công ty Fortune 500 .
Khởi nguyên của System of Work
Nhu cầu về SoW xuất phát từ những thách thức thực tế trong làm việc nhóm hiện đại. Nghiên cứu của Atlassian năm 2024 cho thấy nhân viên trung bình mất 4 giờ mỗi tuần để tìm kiếm thông tin do dữ liệu phân mảnh và công cụ không đồng bộ. Áp lực từ làm việc phân tán, tích hợp AI, quản lý bảo mật, và nhu cầu làm nhiều hơn với ít tài nguyên đã khiến các tổ chức phải tìm cách vận hành hiệu quả hơn.
Atlassian nhận ra rằng công nghệ không đủ – cần một hệ thống làm việc tích hợp để kết nối con người, dữ liệu, và mục tiêu. Từ đây, SoW ra đời, được xây dựng trên Teamwork Foundation – nền tảng cốt lõi gồm Jira, Confluence, Loom, và Rovo, được liên kết qua Teamwork Graph, một mô hình dữ liệu thông minh giúp tổ chức thông tin rành mạch và cung cấp insight theo ngữ cảnh .
Ba nguyên lý cốt lõi của SoW
SoW dựa trên ba nguyên lý chính, giúp tổ chức vận hành như một dàn nhạc giao hưởng:
- Liên kết công việc với mục tiêu chung: Mọi công việc cần hướng tới mục tiêu rõ ràng. Atlassian Focus, ra mắt năm 2025, là công cụ mới giúp lãnh đạo theo dõi mục tiêu, tiến độ, và ngân sách trong thời gian thực, tích hợp với Jira Align để đồng bộ chiến lược toàn tổ chức. Ví dụ, Udemy đã sử dụng SoW để liên kết các đội công nghệ và kinh doanh, tiết kiệm 2,400 giờ họp mỗi năm. (Nguồn: Atlassian Shareholder Letter Q2FY25).
- Lập kế hoạch và theo dõi cùng nhau: Các đội nhóm cần biết ai làm gì, khi nào, và như thế nào. Jira hỗ trợ lập kế hoạch liên chức năng, trong khi Loom cho phép chia sẻ video bất đồng bộ, giảm thời gian họp. Ví dụ, một đội marketing có thể dùng Loom để ghi lại chiến dịch quảng cáo, sau đó tích hợp video vào Jira để theo dõi tiến độ, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ .
- Giải phóng tri thức tập thể: Tri thức là tài sản quý giá nhưng thường khó nắm bắt. Confluence là trung tâm lưu trữ tài liệu, và Loom bổ sung bằng cách ghi lại ý tưởng qua video, với Rovo AI tự động tạo tài liệu hoặc ticket Jira từ nội dung video. Ví dụ, Rivian đã sử dụng Confluence và Loom để chia sẻ tri thức, tiết kiệm 750 giờ mỗi nhân viên mỗi năm.
Ứng dụng tương lai và tính năng mới
Năm 2025, Atlassian tiếp tục đổi mới với Teamwork Collection, tích hợp Jira, Confluence, Loom, và Rovo AI để tạo trải nghiệm cộng tác liền mạch. Loom AI ra mắt các tính năng đột phá như tự động tạo ticket Jira từ video, tóm tắt cuộc họp, và chỉnh sửa video bằng cách xóa từ thừa trong bản ghi. Rovo Studio cho phép tạo AI agent tùy chỉnh mà không cần lập trình, giúp tự động hóa quy trình như phân loại email hoặc phân tích dữ liệu.
Theo McKinsey (2024), các công ty áp dụng hệ thống làm việc tích hợp tăng 35% khả năng thích nghi với thay đổi thị trường.
SoW cũng hỗ trợ làm việc phân tán, tích hợp với Google Workspace và Slack, đảm bảo đội nhóm ở mọi múi giờ đều kết nối .
Ví dụ minh họa
Một công ty sản xuất ô tô như Rivian sử dụng SoW để quản lý chuỗi cung ứng. Lãnh đạo đặt mục tiêu giảm 10% chi phí vận hành thông qua Atlassian Focus. Đội kỹ thuật dùng Jira để theo dõi tiến độ phát triển phần mềm, trong khi đội logistics chia sẻ video hướng dẫn quy trình qua Loom, được lưu trữ trên Confluence. Rovo AI tự động phân tích video và tạo ticket Jira cho các vấn đề cần giải quyết, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất .
Sẵn sàng khám phá System of Work
Hãy truy cập atlassian.com/system-of-work để trải nghiệm miễn phí Jira, Confluence hoặc Loom và khám phá cách SoW biến tổ chức của bạn thành một cỗ máy cộng tác hiệu quả.
Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn về hệ thống làm việc (SoW), đừng ngần ngại liên lạc với BiPlus để được hỗ trợ tốt nhất!
