Team bạn mất bao lâu để tìm một tài liệu quan trọng? Hay task giao qua Zalo, đến deadline mới tá hỏa vì… không ai làm? Đây là chuyện thật của một team marketing 5 người ở một công ty nhỏ tại Hà Nội. Họ giao việc qua nhóm chat, nhưng trong tuần bận rộn chạy chiến dịch, một task quan trọng – chuẩn bị bài đăng quảng cáo – bị “lọt” giữa đống tin nhắn về brief, hình ảnh, và cả… sticker. Kết quả? Trễ deadline, khách hàng sốt ruột, cả team phải họp gấp để xử lý. Nếu bạn thấy quen quen, thì bài viết này sẽ giúp bạn “gỡ rối” teamwork!
Các doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam thường đau đầu vì công việc ngập đầu nhưng đội ngũ ít. Làm sao để team nhỏ làm việc hiệu quả mà không rối như tơ vò? Đáp án nằm ở cách bạn tổ chức công việc, và Teamwork Foundation (TWF) từ Atlassian chính là bí kíp!
Các vấn đề nhức đầu mà doanh nghiệp nhỏ thường gặp trong làm việc nhóm
Hãy điểm qua 3 vấn đề phổ biến mà các nhóm, team trong công ty SME thường hay gặp:
-
Task rơi mất qua Zalo/WhatsApp: Nhóm chat đầy tin nhắn, từ task quan trọng đến meme, sticker hài hước. Task giao hôm nay dễ bị “trôi” ngày mai, không có cách theo dõi. Một khảo sát từ Atlassian (2025) cho thấy 70% công ty nhỏ và vừa chưa dùng công cụ quản lý task chuyên nghiệp, dẫn đến thường xuyên trễ deadline.
-
Tài liệu rải rác trên Google Drive: File kế hoạch, hợp đồng, hay quy trình nằm lung tung trên Drive, máy cá nhân, hoặc email cũ. Tìm một file có thể mất cả tiếng, thậm chí không tìm thấy!
-
Họp nhiều, tiến độ không rõ: Team họp 2–3 lần/tuần, nhưng sau họp vẫn rối vì không ai nắm chắc task nào xong, task nào chưa. Leader than thở: “Cứ họp mà không ra kết quả!”
Những vấn đề này không chỉ tốn thời gian mà còn làm đội nhóm stress, khách hàng mất kiên nhẫn.
Triển khai giải pháp Teamwork Foundation (TWF) để gỡ rối công việc
Để “gỡ rối” teamwork, bạn không cần thêm 10 công cụ mới, mà cần một hệ sinh thái tích hợp như Teamwork Foundation (TWF) từ Atlassian. TWF gồm 4 công cụ mạnh mẽ, được thiết kế cho SME:
-
Jira: Quản lý task chuyên nghiệp, giao việc rõ ràng, theo dõi tiến độ qua bảng Kanban. Không còn task lọt, leader biết ngay ai đang làm gì.
-
Confluence: Lưu tài liệu tập trung, từ kế hoạch đến quy trình, dễ tìm kiếm, thay thế Drive lộn xộn.
-
Loom: Gửi video ngắn để cập nhật hoặc hướng dẫn, giảm 50% thời gian họp không cần thiết.
-
Rovo: Trợ lý AI tìm kiếm thông tin từ Jira/Confluence trong vài giây, tự động tạo báo cáo, tiết kiệm thời gian.
TWF không chỉ là công cụ cộng tác nhóm, mà là một hệ điều hành quản lý công việc, giúp team nhỏ làm việc mượt mà như tập đoàn lớn. Các công cụ được kết nối qua Teamwork Graph, đảm bảo task, tài liệu, và giao tiếp luôn đồng bộ. Ví dụ: Một task trên Jira có thể liên kết trực tiếp với tài liệu Confluence hoặc video Loom, không lo “đứt gãy” thông tin.
Lợi ích thiết thực từ Teamwork Foundation
Dùng TWF, bạn sẽ thấy ngay:
-
Tiết kiệm thời gian: Task rõ ràng, tài liệu tập trung, không mất giờ lục lọi hay họp vô ích. Team marketing 5 người ở Hà Nội (như trong câu chuyện đầu bài) dùng Jira và Loom, giảm 50% thời gian họp, hoàn thành chiến dịch sớm 2 ngày.
-
Tăng năng suất: Mọi người biết rõ việc cần làm, leader nắm tiến độ mà không cần hỏi từng người.
-
Chi phí hợp lý, triển khai nhanh: TWF thay thế 7–8 công cụ rời rạc, dễ kiểm soát và giới hạn ngân sách dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Triển khai chỉ mất 1 tuần, không cần đội ngũ IT phức tạp.
Theo Atlassian, các team dùng TWF tăng năng suất trung bình 20%, đặc biệt với các công ty dưới 50 người.
Bắt đầu tối ưu teamwork hiệu quả ngay hôm nay
Đừng để teamwork rối như tơ vò làm chậm tiến độ của bạn! Teamwork Foundation là bí kíp giúp các team nhỏ Việt làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí, và không còn đau đầu vì task lọt hay tài liệu mất.
-
Tải ebook “Công thức teamwork gọn nhẹ” để nhận checklist 5 bước tối ưu teamwork.
-
Đăng ký webinar “Teamwork không còn đau đầu” để xem demo TWF và hỏi đáp trực tiếp với chuyên gia BiPlus.
