Đằng sau chuyển đổi số: Tại sao “Chuyển đổi quy trình làm việc” là xu hướng lớn tiếp theo

Chuyển đổi số giờ đây đã trở thành câu chuyện của năm 2020. Công ty của bạn đã số hóa các biểu mẫu giấy, chuyển lên đám mây, và áp dụng các công cụ làm việc từ xa trong đại dịch. Xin chúc mừng – bạn đã đạt được mức tối thiểu. Nhưng bước tiếp theo là gì?

Chào mừng bạn đến với sự tiến hóa mới: chuyển đổi quy trình làm việc (workflow transformation). Nếu chuyển đổi số là việc chuyển các quy trình analog sang dạng số, thì chuyển đổi quy trình làm việc tái định hình cách thức công việc số được thực hiện ngay từ đầu. Đó là sự khác biệt giữa việc đưa biểu mẫu giấy lên mạng và đặt câu hỏi liệu bạn có thực sự cần biểu mẫu đó hay không.

Khi chuyển đổi số va phải bức tường

Hãy thẳng thắn: nhiều công ty chỉ đang số hóa sự hỗn loạn thay vì loại bỏ nó. Họ thay thế tủ hồ sơ bằng các thư mục số mà không ai tìm thấy, và các cuộc họp trực tiếp bằng các cuộc gọi video lẽ ra chỉ cần một email.

Kết quả nói lên tất cả:

58% quyết định tại nơi làm việc bị trì hoãn do thiếu thông tin hoặc bối cảnh.
Các đội nhóm dành 15% thời gian để làm lại công việc đã tồn tại đâu đó trong tổ chức.
Nhân viên tri thức trung bình mất 2,6 giờ mỗi ngày chỉ để trả lời thông báo.

“Chúng ta có tất cả các công cụ số này, nhưng vẫn làm việc như năm 2005 – chỉ nhanh hơn và với nhiều thông báo hơn,” anh Trần Minh, Giám đốc Công nghệ của một nền tảng thương mại điện tử lớn tại Việt Nam, chia sẻ. “Chúng ta số hóa mọi thứ mà không nghĩ lại tại sao ban đầu mình làm như vậy [số hoá].”

Sự khác biệt của chuyển đổi quy trình làm việc

Chuyển đổi quy trình làm việc bắt đầu từ một câu hỏi cơ bản: Nếu chúng ta xây dựng quy trình này từ con số 0 hôm nay, không bị ràng buộc bởi di sản cũ, nó sẽ trông như thế nào?

Atlassian Teamwork Collection mang đến một cái nhìn về tương lai này. Ví dụ, Meeting Insights Reporter của họ không chỉ cung cấp bản ghi số của cuộc họp (đó là chuyển đổi số); nó tự động tổng hợp các thông tin hành động và kết nối chúng với các luồng công việc liên quan mà không cần can thiệp của con người. Đó chính là chuyển đổi quy trình làm việc.

Sự khác biệt có thể nhỏ, nhưng tác động lại sâu sắc:

Các tổ chức tái định hình quy trình làm việc có khả năng dẫn đầu ngành gấp 2,4 lần.
Các công ty chỉ số hóa quy trình hiện tại mà không tái định hình có tốc độ tăng trưởng doanh thu thấp hơn 18% so với đối thủ.
Việc áp dụng các nền tảng quy trình tích hợp có thể mang lại hiệu quả tăng từ 35-75%.

Phá vỡ mô hình tập trung vào ứng dụng

Về cốt lõi, chuyển đổi quy trình làm việc đảo ngược một giả định cơ bản của nơi làm việc số: con người phải thích nghi với phần mềm, thay vì phần mềm thích nghi với con người.

Số liệu cho thấy: 73% nhân viên tri thức cảm thấy thất vọng vì phải “suy nghĩ theo logic của phần mềm” thay vì có phần mềm suy nghĩ theo cách của họ.

“Nơi làm việc số hiện tại buộc mọi người phải ‘map’ công việc của họ theo logic của các ứng dụng khác nhau,” anh Alex Võ, một chuyên gia tư vấn chuyển đổi số, giải thích. “Chuyển đổi quy trình làm việc đảo ngược mô hình này – công nghệ phải thuận theo luồng làm việc của con người.”

Sự thay đổi này được hỗ trợ bởi ba tiến bộ công nghệ:

AI đóng vai trò như mô liên kết: Các hệ thống AI hiểu bối cảnh công việc xuyên suốt các ranh giới công cụ.
Biểu đồ dữ liệu thống nhất: Các hệ thống như Teamwork Graph của Atlassian hiểu mối quan hệ giữa các đối tượng công việc.
Hỗ trợ chủ động: Các công cụ không chỉ phản hồi yêu cầu mà còn chủ động theo đuổi mục tiêu và đưa ra thông tin liên quan.

Lợi ích rõ ràng của chuyển đổi quy trình làm việc

Chuyển đổi quy trình làm việc không chỉ là một lựa chọn – nó đang trở thành một yêu cầu kinh tế:

Việc sử dụng các công cụ tự động hóa quy trình làm việc đã tăng 256% trong ba năm qua.
Các lệnh gọi API giữa các ứng dụng nơi làm việc tăng 356% trong cùng kỳ.
Các tổ chức thường chi 5-7% tổng chi phí vận hành cho giấy phép phần mềm và quản lý CNTT.

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam đang cạnh tranh trên thị trường toàn cầu, đây vừa là thách thức vừa là cơ hội. Những công ty chỉ số hóa quy trình hiện tại sẽ tiếp tục đối mặt với khó khăn, trong khi những công ty tái định hình quy trình làm việc có thể vượt xa các cách tiếp cận truyền thống.

Từ thích nghi đến tái định hình

Chìa khóa là chuyển từ thích nghi sang tái định hình. Hãy xem các ví dụ sau:

Chuyển đổi số	Chuyển đổi quy trình làm việc
Chuyển tài liệu giấy lên lưu trữ đám mây.	Sử dụng AI để tự động trích xuất, phân loại và định tuyến thông tin từ tài liệu đến các quy trình liên quan.
Thay thế cuộc họp trực tiếp bằng cuộc gọi video.	AI lắng nghe cuộc họp, tạo các hành động, phân công cho thành viên và theo dõi tiến độ.
Số hóa quy trình phê duyệt.	Phân tích mô hình phê duyệt để xác định nút thắt và đề xuất cải tiến hoặc tự động hóa.

Con đường phía trước

Đối với các công ty muốn tiến xa hơn từ chuyển đổi số sang chuyển đổi quy trình làm việc, đây là các bước khởi đầu:

Lập bản đồ công việc vô hình: Ghi lại không chỉ các quy trình chính thức mà cả những cách làm việc không chính thức mà mọi người thực sự sử dụng.
Xác định nút thắt giá trị: Công việc bị chậm lại hoặc mắc kẹt ở đâu? Đây là những mục tiêu chính để tái định hình.
Tập trung vào các điểm chuyển giao: Các giao điểm giữa đội nhóm, công cụ và quy trình thường chứa đựng cơ hội lớn nhất.
Tư duy theo cấp số nhân, không tăng dần: Hãy hỏi “Làm thế nào để làm việc này tốt hơn gấp 10 lần?” thay vì “Làm thế nào để cải thiện 10%?”

Những tổ chức nhận ra sự thay đổi này sớm nhất sẽ không chỉ hoạt động hiệu quả hơn – họ sẽ thay đổi cơ bản cách giá trị được tạo ra và nắm bắt. Và đó là một cuộc chuyển đổi đáng để theo đuổi.

Như tục ngữ Việt Nam nói: “Nước lên thì thuyền lên.” Làn sóng chuyển đổi quy trình làm việc đang dâng cao. Liệu tổ chức của bạn có sẵn sàng vươn lên cùng nó?