Trong nhiều tổ chức tài chính, ngân hàng và bảo hiểm (BFSI), CIO không thiếu công nghệ, cũng không thiếu ngân sách. Điều khiến họ đau đầu nhất lại nằm ở vấn đề: bộ phận công nghệ (IT) và khối kinh doanh (Business) không nói cùng một ngôn ngữ.
Vì mỗi bên nhìn vấn đề theo góc độ công việc của mình nên khi ngồi lại trao đổi, rất dễ lệch nhau: Business thì nói chuyện doanh thu, khách hàng; IT thì nói chuyện hệ thống, lỗi, việc tồn đọng. Hai bên không hiểu hết được ưu tiên và khó khăn của nhau, nên cuộc trao đổi dễ trở nên căng thẳng, nói nhiều nhưng không đi đến đâu.
Lâu dần, điều này dẫn tới hệ quả: những gì được vẽ ra trên chiến lược ban đầu khi triển khai thực tế thường bị thay đổi, cắt bớt hoặc làm lệch đi so với mục tiêu ban đầu, vì IT không nắm hết ý đồ kinh doanh, còn Business không hiểu hết giới hạn kỹ thuật. Từ đó, IT dễ bị nhìn nhận như bộ phận tiêu tiền (chỉ tốn chi phí vận hành, bảo trì, xử lý sự cố), chứ không được xem là người bạn đồng hành cùng tạo ra doanh thu, trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Gốc rễ vấn đề không nằm ở con người, mà nằm ở cách tổ chức xây dựng và vận hành hệ thống làm việc.
Khoảng trống giữa chiến lược và vận hành
Trong BFSI, khoảng cách giữa Business và IT thường lớn hơn các ngành khác vì ba lý do chính: quy định và kiểm soát chặt chẽ, yêu cầu bảo mật cao, và hệ thống lõi phức tạp khó thay đổi.
Ở phía Business, lãnh đạo thường đặt ra các mục tiêu ở tầm vĩ mô, ví dụ như:
-
Ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới nhanh hơn
-
Giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ
-
Tạo trải nghiệm cá nhân hoá cho từng nhóm khách hàng
Những mục tiêu này nghe rất rõ ràng với Business, nhưng khi chuyển sang cho IT, chúng thường bị dịch thành nhiều đầu việc kỹ thuật nhỏ lẻ: chỉnh sửa hệ thống này, tích hợp hệ thống kia, thêm báo cáo, sửa luồng dữ liệu… Từng đầu việc thì có vẻ hợp lý, nhưng khi ghép lại, bức tranh chiến lược ban đầu không còn rõ nữa.
Chiều ngược lại, IT lại quen báo cáo bằng các chỉ số kỹ thuật mà Business khó cảm được giá trị, ví dụ như: bao nhiêu hạng mục đã làm xong, bao nhiêu phần trăm chức năng đã code xong, bao nhiêu lỗi đã xử lý. Một dự án được báo cáo là “hoàn thành 90% về mặt kỹ thuật” không có nghĩa là doanh nghiệp đã nhận được “90% giá trị kinh doanh” như kỳ vọng. Có khi 10% còn lại mới là phần trực tiếp chạm tới khách hàng hoặc mang lại doanh thu.
Chính sự lệch pha giữa:
-
Business nói theo ngôn ngữ mục tiêu, khách hàng, doanh thu
-
IT nói theo ngôn ngữ nhiệm vụ kỹ thuật, hệ thống, phần trăm hoàn thành
… làm cho CIO rơi vào thế kẹt ở giữa. CIO hiểu được áp lực và mục tiêu của Business, nhưng lại thiếu một ngôn ngữ chung và một hệ thống làm việc chung để kết nối đội ngũ IT với các ưu tiên chiến lược đó.
Đọc thêm: Top 3 lý do thất bại khi đưa AI vào quy trình làm việc để thấy rõ hơn bức tranh chiến lược một đằng, vận hành một nẻo khi áp dụng công nghệ mới vào tổ chức.
Teamwork Collection – Lớp đệm giúp Business và IT hiểu nhau
Trong nhiều doanh nghiệp, Business và IT thường giống như hai thế giới song song: mỗi bên có mục tiêu, ngôn ngữ và cách làm việc riêng, dẫn đến hiểu lầm, chậm tiến độ hoặc khó đo lường hiệu quả thực sự. Teamwork Collection (TWC) của Atlassian ra đời để giải quyết chính vấn đề này, trở thành cầu nối giúp hai bên phối hợp nhịp nhàng, minh bạch và hiệu quả hơn bao giờ hết.
1. Teamwork Collection kết nối Business và IT như thế nào?
TWC tạo ra một không gian làm việc chung, nơi mọi mục tiêu kinh doanh, sáng kiến, dự án và công việc cụ thể đều được thể hiện rõ ràng, xuyên suốt từ cấp lãnh đạo đến từng thành viên.
-
Với Business: Khi mở hệ thống, bạn sẽ thấy toàn bộ mục tiêu chiến lược, các sáng kiến đang triển khai, tiến độ thực tế và tác động của từng dự án tới mục tiêu lớn (ví dụ: tăng doanh thu, cải thiện trải nghiệm khách hàng…).
-
Với IT: Bạn sẽ thấy rõ những việc nào cần ưu tiên, các hạng mục phụ thuộc, tiến độ từng task và quan trọng nhất là hiểu được công việc kỹ thuật mình đang làm đóng góp như thế nào cho mục tiêu chung của tổ chức.
Ví dụ thực tế:
Một công ty fintech muốn ra mắt sản phẩm mới để tăng doanh thu quý. Trên Jira, mục tiêu “Tăng doanh thu quý II” được gắn với sáng kiến “Ra mắt sản phẩm X”. Từ đó, các phòng ban (Business, Marketing, IT, Product…) cùng lên kế hoạch, chia nhỏ công việc, theo dõi tiến độ và cập nhật kết quả trên cùng một hệ thống. Khi lãnh đạo hỏi “Dự án đang ở đâu?”, chỉ cần mở các bộ công cụ đã được liên kết và đồng bộ thông tin của Teamwork Collection là có thể xem ngay toàn bộ bức tranh, không cần hỏi qua lại từng phòng ban.
2. Rovo AI trong Teamwork Collection – Trợ lý thông minh cho mọi đội nhóm
Điểm nổi bật nhất của Teamwork Collection chính là sự tích hợp của Rovo – một trợ lý AI thế hệ mới, được thiết kế để phù hợp với mọi phòng ban. Rovo AI hiểu rõ ngữ cảnh doanh nghiệp, thị trường và từng quy trình công việc cụ thể.
Rovo AI có gì đặc biệt?
-
Hiểu ngữ cảnh doanh nghiệp và thị trường:
Với Teamwork Collection, Rovo có thể hiểu được bối cảnh, mục tiêu, dữ liệu và các quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp. Nhờ đó, mọi đề xuất, phân tích hay hỗ trợ của Rovo đều sát với thực tế vận hành và định hướng kinh doanh của tổ chức. -
Dễ dàng sử dụng, không cần biết lập trình:
Bất kỳ ai trong doanh nghiệp, dù là nhân viên kinh doanh, marketing, nhân sự hay kỹ thuật, đều có thể sử dụng Rovo một cách thuần thục. Bạn chỉ cần đặt câu hỏi hoặc yêu cầu, Rovo sẽ tự động tìm kiếm thông tin, tổng hợp dữ liệu, hoặc hướng dẫn các bước tiếp theo mà không cần thao tác phức tạp. -
Tạo AI Agents linh hoạt cho từng nhu cầu:
Rovo cho phép doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các AI agents – các trợ lý AI chuyên biệt cho từng phòng ban hoặc quy trình. Ví dụ: bạn có thể tạo một agent chuyên hỗ trợ tổng hợp báo cáo kinh doanh, một agent khác chuyên trả lời các câu hỏi về quy trình tuyển dụng nhân sự, hoặc một agent hỗ trợ kỹ thuật viên xử lý sự cố nhanh chóng.
Tóm lại:
Nhờ Teamwork Collection, Business và IT không còn cần phải phiên dịch giữa ngôn ngữ kinh doanh và kỹ thuật. Mọi người cùng nhìn vào một hệ thống, cùng một mục tiêu, mỗi bên chỉ cần tập trung vào phần thông tin phù hợp với vai trò của mình.
-
Lãnh đạo dễ dàng theo dõi toàn cảnh, ra quyết định nhanh.
-
Đội ngũ kỹ thuật hiểu rõ giá trị công việc mình làm.
-
Các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, giảm xung đột, tăng hiệu quả.
Tham khảo video demo dưới đây để thấy rõ cách Rovo AI Agent hỗ trợ kết nối mục tiêu kinh doanh với công việc thực tế trong Teamwork Collection, giúp mọi phòng ban phối hợp hiệu quả và tận dụng tối đa sức mạnh AI: Video demo Rovo AI Agent – Kết nối mục tiêu và công việc thực tế
Vai trò của AI: hỗ trợ, không gây nhiễu
AI chỉ thực sự có giá trị khi được đặt đúng chỗ trong System of Work. Với CIO BFSI, nỗi lo lớn nhất không phải là thiếu AI, mà là AI làm tăng thêm độ nhiễu thông tin và rủi ro kiểm soát. Atlassian tiếp cận AI như một lớp hỗ trợ ra quyết định, chứ không thay thế con người hay phá vỡ quy trình hiện hữu.
AI giúp tổng hợp bức tranh từ dữ liệu phân mảnh: từ backlog kỹ thuật, sự cố vận hành cho đến phản hồi của khách hàng. Thay vì CIO phải tự suy đoán và phân tích báo cáo, AI có thể giúp chỉ ra rõ ràng: một sự cố hệ thống cụ thể đang ảnh hưởng thế nào tới doanh thu hoặc trải nghiệm khách hàng, hay một sự chậm trễ kỹ thuật có thể kéo theo những rủi ro gì cho kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp.
Quan trọng hơn, AI trong System of Work giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa Business và IT. Người làm kinh doanh không cần hiểu chi li về kỹ thuật mới có thể đặt câu hỏi, theo dõi tiến độ hay đánh giá mức độ rủi ro. Ở chiều ngược lại, đội ngũ kỹ thuật cũng không cần dịch mọi thứ sang ngôn ngữ kinh doanh mỗi lần báo cáo tình trạng hệ thống hay dự án.
AI đứng giữa, tự động bổ sung bối cảnh cho thông tin: khi nói về một sự cố hay một hạng mục công việc, AI có thể gợi ý nó liên quan tới mục tiêu nào, ảnh hưởng tới khách hàng hoặc kế hoạch ra sao. Nhờ vậy, mọi người dễ hiểu nhau hơn, trao đổi tập trung hơn. AI không thay con người ra quyết định, mà chỉ giúp làm rõ bức tranh xung quanh để các bên ra quyết định sáng suốt hơn.
Từ “IT làm theo yêu cầu” đến “IT cùng tạo giá trị kinh doanh”
Khi System of Work được triển khai đúng cách, vai trò của IT trong BFSI sẽ thay đổi một cách có bài bản hơn. IT không còn chỉ là bộ phận nhận yêu cầu rồi làm, mà trở thành cộng sự thực thụ của khối kinh doanh trong việc tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Khi đó, CIO không chỉ dừng lại ở việc báo cáo thời gian hệ thống hoạt động ổn định hay tiến độ kỹ thuật của dự án, mà có thể trao đổi với Ban điều hành về kết quả dự án đóng góp ra sao vào mục tiêu kinh doanh: khách hàng được gì, doanh thu và rủi ro thay đổi ra sao.
Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh BFSI đang chịu áp lực chuyển đổi số liên tục, nhưng không được phép đánh đổi sự ổn định hệ thống và tính tuân thủ quy định, bảo mật của doanh nghiệp. Một System of Work rõ ràng giúp CIO giữ được thế cân bằng: vừa thúc đẩy đổi mới, thay đổi nhanh hơn, vừa đảm bảo kiểm soát rủi ro, an toàn và phù hợp với các chuẩn mực.
System of Work – Nền tảng để áp dụng đúng vai trò của AI vào quy trình vận hành
AI không tự giải quyết được vấn đề lệch pha giữa IT và Business nếu bên trong tổ chức chưa có một cách làm việc rõ ràng, thống nhất. Nếu quy trình làm việc còn rời rạc, mục tiêu chưa được nối với công việc hàng ngày, thì thêm AI vào chỉ làm tăng thêm dữ liệu và làm rối rắm quy trình, chứ không giúp ra quyết định tốt hơn.
Ngược lại, khi mọi người biết mình làm gì, vì mục tiêu nào, thông tin được ghi nhận và chia sẻ trong cùng một hệ thống đúng với triết lý System of Work thì AI mới có đất để phát huy tác dụng. Lúc này, AI có thể hỗ trợ tổng hợp thông tin, gợi ý ưu tiên, cảnh báo rủi ro, giúp lãnh đạo và các đội nhóm nhìn cùng một bức tranh và ra quyết định nhanh, có cơ sở hơn.
Tham khảo bài viết AI-powered System of Work: Vì sao AI chỉ phát huy khi gắn vào cách doanh nghiệp đang làm việc để hiểu chi tiết về khái niệm này.
Theo cách tiếp cận của Atlassian, System of Work là nền tảng giúp tổ chức điều chỉnh dần dần khi bối cảnh thay đổi. Trong đó, AI chỉ là một công cụ hỗ trợ thêm, không phải trung tâm của mọi thứ. Điều quan trọng vẫn là giúp con người giảm bớt việc lặp lại, nhìn rõ dữ liệu hơn, để tập trung vào thứ có ý nghĩa nhất: kết quả thực tế cho khách hàng và cho doanh nghiệp.
BiPlus đồng hành cùng các tổ chức BFSI thiết kế và triển khai System of Work dựa trên bộ giải pháp Atlassian Teamwork Collection (Jira, Confluence, Jira Product Discovery, Jira Service Management…).
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp chuyển đổi số phù hợp, hãy đặt lịch trao đổi 1–1 với đội ngũ chuyên gia BiPlus để xác định cách ứng dụng AI và các công cụ làm việc hiện đại một cách hiệu quả, phù hợp với thực tế vận hành của tổ chức bạn.
