Bạn biết đến Confluence như là một công cụ để quản lý tài liệu và các loại văn bản tri thức trong một tổ chức, nhưng chưa biết cách sử dụng thế nào để tối ưu hiệu quả và Confluence có lợi thế gì so với các công cụ khác như Google Docs hay email, thì bài viết này dành cho bạn.
Confluence là gì?
Atlassian được xem là hãng phần mềm lớn mạnh nhất trong lĩnh vực về các công cụ hỗ trợ quản lý và phát triển dự án chuyên nghiệp. Confluence là một sản phẩm thuộc hãng Atlassian, công cụ này được ra đời năm 2004 và đã có rất nhiều cải tiến trong những năm qua.
Confluence là công cụ do hãng Atlassian thiết kế, tạo ra một không gian làm việc trực tuyến mà bạn có thể tạo và chia sẻ nội dung như tin tức, video, tài liệu, v.v. với các nhóm của mình bằng cách sử dụng các trang, bài đăng trên blog và nhận xét. Liệu bạn có thắc mắc rằng, Confluence có những lợi ích gì nên sử dụng?
Nền tảng cộng tác của Confluence
Để một tổ chức phát triển, việc tạo ra, kế thừa và chia sẻ tri thức là một việc phải làm và vô cùng quan trọng. Cách tốt nhất để tối ưu hóa việc chia sẻ thông tin là tập hợp mọi thứ vào một nơi và mọi người đều có thể truy cập được. Bạn có thể sử dụng Confluence là một nền tảng cộng tác, là nơi bạn tạo nội dung, chia sẻ và hành động dựa trên nội dung đó.
Câu hỏi đặt ra là Quy trình truyền thông nội bộ hiện tại của bạn có hiệu quả không? Bạn có thể cải thiện hiệu quả bằng cách sử dụng Confluence như thế nào? Việc tập hợp tại một nơi giúp dễ dàng cộng tác và chia sẻ thông tin thông qua các không gian (space) và trang (page) được chia sẻ bởi tất cả mọi người.
Chia sẻ nội dung bằng email rất hạn chế so với sử dụng Confluence.
Với email, người dùng gửi nội dung trực tiếp đến những người cụ thể. Nội dung tồn tại độc lập và gặp khó khăn trong việc chỉnh sửa “trên cùng một trang”. Bạn có thể đã gặp trường hợp này: Một tài liệu được chia sẻ, các thay đổi được thực hiện và trả lại, nhưng người khác cập nhật tài liệu ở một nơi khác; điều này gây ra sự lộn xộn của các bản sao và nhiều phiên bản.
Confluence đưa nhóm của bạn đến nội dung sao cho nội dung đó ở một vị trí tập trung và mọi người đang làm việc ở cùng một vị trí. Có kiểm soát phiên bản tích hợp sẵn, không chỉ cho nội dung mà còn cho bất kỳ tài liệu đính kèm nào, chẳng hạn như MS Word/Excel/PowerPoint hoặc PDF.
Một ví dụ điển hình chứng minh lợi ích của Confluence là trong việc quản lý các cuộc họp: Một trang Confluence hoạt động như lời mời, chương trình làm việc, bản ghi biên bản và danh sách mục hành động.
Trước tiên, chúng tôi sẽ đề cập đến cách tổ chức nội dung trong Confluence. Phần gốc của Confluence là Bảng điều khiển (Dashboard), đây là trang đích của bạn khi bạn đăng nhập. Bạn có thể coi bảng điều khiển là cổng thông tin của nhóm mình.
Sau đó, bạn có thể chuyển đến nội dung được lưu trữ trong không gian (space). Không gian là vùng chứa riêng biệt cho các nhóm trang và nội dung có liên quan. Mỗi không gian có thể có các trang mẹ và con không giới hạn, được tổ chức theo cấu trúc phân cấp trang. Quản trị viên có thể cấu hình không gian để chúng ở chế độ công khai (Public) hoặc bị hạn chế (Private).
Ví dụ: không gian Nhóm phát triển có thể chứa thông số kỹ thuật tính năng của bản phát hành sắp tới và ghi chú phát hành của nó, trong khi không gian Tài liệu sản phẩm có thể chứa Câu hỏi thường gặp của sản phẩm. Chỉ nhóm phát triển mới có thể truy cập vào không gian của Nhóm phát triển (một không gian riêng tư), nhưng không gian Tài liệu sản phẩm sẽ được công khai.
Tính năng của Confluence
Một số tính năng chính của Confluence là:
- Trình soạn thảo văn bản linh hoạt, cho phép bạn thêm nội dung, kéo và thả tệp đính kèm vào
trang và trình bày nội dung theo bố cục linh hoạt. Bạn thậm chí có thể chỉnh sửa một trang cùng lúc với một thành viên khác trong nhóm.
- Xây dựng và quản lý công việc đơn giản và có thông báo tới những người liên quan.
- Có nhiều tùy chọn để chia sẻ nội dung và khuyến khích cộng tác.
- Nội dung trong các trang và trong tệp đính kèm có thể tìm kiếm và tạo phiên bản.
Tại sao nên chọn Confluence?
Dưới đây là một số lý do phổ biến khác mà các công ty sử dụng Confluence.
- Lập kế hoạch và quản lý các cuộc họp nhóm, bao gồm khả năng mời các thành viên trong nhóm và phân công nhiệm vụ trực tiếp trong không gian cuộc họp.
- Tạo cơ sở tri thức và tài liệu.
- Tạo quyết định để yêu cầu theo dõi quy trình và cộng tác.
- Phân phối và chia sẻ tin tức qua các bài đăng trên blog.
- Xây dựng kho lưu trữ Hỏi & Đáp ở vị trí trung tâm.
- Cải thiện các dự án theo thời gian, sử dụng các mẫu kế hoạch chi tiết giúp quá trình cải tiến trở thành một quy trình hợp tác và dễ quản lý.
Trên đây là những thông tin giới thiệu về Confluence – một công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý dự án chuyên nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hình dung được Confluence là công cụ như thế nào và lợi ích mà công cụ này có thể mang lại, giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc.
