Khởi đầu với Jira – Hướng dẫn tổng quan về các công cụ Jira

Jira là một bộ giải pháp quản lý công việc linh hoạt, hỗ trợ sự hợp tác giữa tất cả các nhóm để hiện thực hóa các sản phẩm từ ý tưởng cho đến khi tới được với khách hàng.

Jira cung cấp các sản phẩm và các tùy chọn triển khai phù hợp với mục đích của các nhóm như Phần mềm, IT, nhóm Nghiệp vụ, Vận hành và rất nhiều nhóm khác. Bài viết này, BiPlus sẽ giới thiệu đến các bạn những nội dung tổng quan nhất về bộ công cụ Jira.

1. Giới thiệu về bộ công cụ Jira

Jira giúp các nhóm lập kế hoạch, phân công, theo dõi, báo cáo và quản lý công việc và tập hợp các nhóm lại với nhau trong mọi việc, từ phát triển phần mềm Agile đến hỗ trợ khách hàng, từ các công ty mới thành lập đến các doanh nghiệp. Các sản phẩm Jira có thể kể đến theo từng nhóm:

• Các nhóm phát triển phần mềm có mức độ tương thích cao hơn với Jira Software – công cụ số 1 cho các nhóm Agile.
• Mang đến trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời  giữa các nhóm IT, Dev, Ops… với Jira Service Management
• Các nhóm nghiệp vụ tăng cường sự linh hoạt và cộng tác tốt hơn với Jira Work Management.
• Jira Align là một nền tảng lập kế hoạch nhanh cho doanh nghiệp bằng việc kết nối công việc trên quy mô lớn.

Với các giải pháp được thiết kế cho mọi nhóm làm việc, bộ công cụ Jira được sử dụng như là ngôn ngữ giao tiếp chung trong tổ chức, giúp cho các công việc diễn ra trôi chảy và minh bạch hơn.

2. Các sản phẩm trong bộ công cụ Jira

2.1 Jira Software

Được thiết kế cho các thành viên trong nhóm Agile, giúp lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và phát hành các phần mềm đẳng cấp thế giới.

Người dùng Software developers (Dev) QA and testing (Tester) Project managers (PM) Program managers Product designer Product owners (PO) Scrum masters	Các trường hợp sử dụng Vận hành các nhóm Agile Theo dõi Bug (Bug tracking) Quản lý dự án (Project management) Quản lý sản phẩm (Product management) Quản lý quy trình (Process management) Quản lý công việc (Task management) Phát triển phần mềm (Software development) Quản lý yêu cầu và test case (Requirements & test case management)
Hosting Cloud Data Center	Licensing Licensed theo người dùng Người dùng Jira Software có thể truy cập các tính nâng của Jira Work Management Người dùng có quyền truy cập với Các tính nâng và dự án phần mềm Các tính nâng và dự án nghiệp vụ
Các tích hợp quan trọng với Jira SoftwareConfluence, Bitbucket, Trello, Slack, GitHub, Microsoft, Google

2.2 Jira Service Management

Cung cấp cho khách hàng các phương tiện để dễ dàng hơn trong việc yêu cầu trợ giúp cũng như cung cấp cho các đại lý các phương tiện để cung cấp dịch vụ tới khách hàng nhanh chóng nhất.

Người dùng DevOps managers IT operations managers Support managers IT Service desk agents Enterprise architect Services owner	Các trường hợp sử dụng Dịch vụ Công nghệ thông tin (ITSM) Service Desk Quản lý dịch vụ doanh nghiệp (Enterprise Service Management) Quản lý yêu cầu dịch vụ (Service Request Management) Quản lý Sự cố (Incident Management) Quản lý Vấn đề (Problem Management) Quản lý Thay đổi (Change Management) Quản lý tài sản (Asset Management) Hỗ trợ khách hàng (Customer Support) Hỗ trợ Ticket (Ticketing Support)
Hosting Cloud Data Center	Licensing Licensed theo đại lý (agent) Miễn phí và không giới hạn khách hàng (những người dùng gửi các yêu cầu) Toàn bộ các đại lý Jira Service Management có thể truy cập các tính nâng của Jira Work Management Người dùng có quyền truy cập tới Các dự án và tính năng Service Management Các dự án và tính năng Software Software projects & features Các dự án và tính năng Business
Các tính hợp quan trọng với Jira Service Management Confluence, Insight

2.3 Jira Work Management

Quản lý mọi loại dự án nghiệp vụ bao gồm các chiến dịch marketing, onboard nhắn sự, phê duyệt và đánh giá các tài liệu pháp lý. 

Người dùng Business users Marketing Operations HR Legal Finance IT	Trường hợp sử dụng Các nhóm ngoài kỹ thuật Các quy trình làm việc có phê duyệt Quản lý công việc
Hosting Cloud Data Center	Licensing Tất cả người dùng Jira Software đều có thể truy cập được các chức năng của Jira Work Management. Người dùng có thể truy cập vào các dự án và tính năng Business như Dashboard, báo cáo…
Các tích hợp quan trọng cho Jira Work Management Confluence

2.4 Jira Align

Nền tảng Lập kế hoạch nhanh cho doanh nghiệp kết nối chiến lược sản phẩm, chương trình và danh mục đầu tư với việc thực thi kỹ thuật trên quy mô lớn.

Users Portfolio managers Executives Program managers Release train engineers Product managers Product delivery teams Transformation teams Finance	Use cases Enterprise agile transformation Scaling agile Spotify SAFe Scrum@Scale LeSS Disciplined agile Hybrid
Hosting Cloud Dedicated Cloud	Licensing A Jira Align Standard user has access to all functionality for collaborative planning, management execution and analysis/reporting/visualization across Program and/or Team modules. A Jira Align Enterprise user has access to all functionality of a Standard user plus access to Enterprise, Portfolio, and Solution modules.
Important integrations for Jira Align Jira Software (Premium), Trello, Azure DevOps, Tasktop

3. Một số thuật ngữ chính cần biết

3.1 Issues

Jira Issue ám chỉ đến một hạng mục công việc (bất kể loại công việc hoặc kích thước công việc), được theo dõi từ khi tạo đến khi hoàn thành. Ví dụ: một issue có thể là một tính năng đang được phát triển bởi một nhóm phần mềm, một hạng mục công việc cần làm của nhóm tiếp thị hoặc một hợp đồng cần được viết bởi một nhóm pháp lý.

Mẹo: Một vài thuật ngữ khác thường được sử dụng khi đề cập đến issue như là Yêu cầu (Request), Vé (Ticket) hoặc Nhiệm vụ (Task). Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng thuật ngữ Issue để nhóm của bạn có cũng một định nghĩa về công việc khi làm việc trên các dòng sản phẩm Jira.

3.2 .Projects

Một Jira Project đơn giản là một tập hợp các Issue có điểm chung theo mục đích hoặc bối cảnh. Các Issue được nhóm thành các Project có thể được cấu hình theo nhiều cách khác nhau, từ các hạn chế về khả năng hiển thị cho đến các quy trình công việc có sẵn.

Các dự án Phần mềm Jira là không gian làm việc linh hoạt cho phép bạn nhóm các vấn đề theo nhóm, đơn vị kinh doanh, sản phẩm hoặc luồng công việc. Các dự án không cần ràng buộc vào cùng một ngày bàn giao sản phẩm. Ví dụ: nếu bạn nhóm các vấn đề của mình theo nhóm, bạn có thể có một dự án tiếp thị, một dự án phát triển và một dự án pháp lý, tất cả đều sẽ theo dõi công việc đang diễn ra của những nhóm cụ thể đó. Mọi issue sẽ được thể hiện bằng một issue key (cụ thể cho một dự án) và một issue number, ví dụ: MKT-13, DEV-4, LEG-1.

3.3 Boards

Một Jira Board là một phần của project được sử dụng để trực quan hóa việc hiển thị các issue, mang lại cho các nhóm một cách linh hoạt để xem, quản lý và báo cáo về công việc đang thực hiện. Nói một cách đơn giản, Board là sự thể hiện trực quan quy trình làm việc của nhóm trong một dự án.

3.4 Workflows

Workflow đại diện cho quy trình thực hiện tuần tự của một issue từ khi tạo ra đến khi hoàn thành. Workflow cơ bản có thể trông giống như sau:

Trong trường hợp này, Open, Done và các nhãn ở giữa biểu thị trạng thái mà một issue có thể xảy ra, trong khi các mũi tên thể hiện các chuyển đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác. Workflow có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào việc cấu hình các điều kiện (condition), trình kích hoạt (trigger), trình xác nhận (validator) và các hành động sau chuyển đổi (post function). Hiện tại, các quản trị viên Jira Software mới làm quen nên giữ cho workflow của họ càng đơn giản càng tốt, cho đến khi doanh nghiệp cần nâng cấp lên quy trình công việc phức tạp hơn.

3.5 Agile

Agile không phải là một thuật ngữ dành riêng cho Jira Software. Đó là một triết lý làm việc bắt nguồn từ lĩnh vực phát triển phần mềm và từ đó đã mở rộng sang nhiều ngành công nghiệp khác. Về cơ bản, Agile nhấn mạnh một cách tiếp cận lặp đi lặp lại chu trình làm việc với các thông báo từ phản hồi liên tục của khách hàng, trong đó việc bàn giao/phát hành/phân phối sản phẩm diễn ra tăng dần và liên tục. Nhóm Agile lý tưởng có thể dịch chuyển nhanh chóng và thích ứng với các yêu cầu thay đổi.

Tại sao chúng tôi lại đưa ra Agile ở đây? Bởi vì các bộ tính năng chính của Jira Software được thiết kế đặc biệt cho Agile, bao gồm cả scrum và kanban. Vì vậy, khi bạn nhìn thấy các thuật ngữ như bảng (board), ước tính (estimation) hoặc thẻ (card), đã đến lúc bắt đầu suy nghĩ về mức độ Agile phù hợp với thực tiễn công việc của bạn.

Điều quan trọng cần lưu ý là bởi vì Agile là một triết lý và văn hóa làm việc, chỉ sử dụng Phần mềm Jira sẽ không làm cho nhóm của bạn thực sự nhanh nhẹn. Điều đó nói rằng, nó là một công cụ được xây dựng để giúp nhóm của bạn đạt được điều đó.

Trên đây là một số nội dung giới thiệu tổng quan về các sản phẩm trong bộ công cụ Jira. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về các sản phẩm để có thể đánh giá mức độ phù hợp phục vụ cho công việc của bạn. Các nội dung chi tiết của từng sản phẩm, BiPlus sẽ cung cấp trong các bài viết sau.