Thông thường, team marketing sẽ có nhiều vị trí khác nhau như content, SEO, digital, PR, product, v.v. Mặc dù mỗi vị trí được đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau nhưng tất cả đều có điểm chung: họ phải quản lý các đầu việc và bàn giao kết quả đúng thời hạn.
Vậy làm thế nào để hầu hết các team marketing đạt được điều này? Họ sẽ cần theo dõi tiến độ dự án của mình và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn bằng cách sử dụng các bảng tính phức tạp và báo cáo các thông tin cập nhật qua email. Còn các nguồn thông tin chung và collateral thì sao? Thường thì các file này nằm rải rác ở nhiều nơi, mỗi thứ một chỗ, có thể trên drive, excel, email…
Điều này có nghĩa là các thông tin và resource cần thiết cho team đều đang bị phân tán, đôi khi, các file có thể vô tình bị xoá, bị thất lạc… Điều này rất dễ dẫn đến rào cản, tắc nghẽn và chậm trễ khi tiến hành công việc do phải loay hoay tìm nguồn từ nhiều nơi.
Vậy đâu sẽ là giải pháp cho team marketing? Hãy tưởng tượng team marketing có một công cụ giúp quản lý các dự án bằng cách lưu giữ tất cả thông tin ở một nơi để mọi người có thể nhìn thấy tiến độ của từng nhiệm vụ, bao gồm cả quyền truy cập vào tất cả các nội dung. Nó sẽ giúp công việc được hoàn thành mượt mà hơn rất nhiều.
Email marketing trong Jira
Công việc của các email marketer là đảm bảo rằng các email được gửi đến đúng đối tượng khách hàng. Để làm tốt việc này, marketer có thể sử dụng Jira để thu thập thông tin cần thiết để quản lý luồng email và đảm bảo rằng các thông điệp, như thông báo về tính năng mới, newsletter và giới thiệu sản phẩm… được gửi đến đúng đối tượng. Ví dụ: nếu 2 marketer muốn một email được gửi trong cùng một tuần, team có thể xem xét các yêu cầu và (sử dụng thông tin được cung cấp trong phần mô tả Jira issue) để theo dõi phân khúc khách hàng và đảm bảo mỗi khách hàng nhận được 1 email phù hợp với họ.
Các trang mạng xã hội được quản lý một cách chính xác
Có một tài khoản nhưng có nhiều marketer, sản phẩm và chủ đề cần sắp xếp? Theo dõi những thứ này bằng email là một cơn ác mộng. Trong Jira, các nhóm làm content trên social media có thể theo dõi và phân tích những yêu cầu này bằng cách xem chi tiết nhiệm vụ. Với thông tin bài đăng ở cùng một nơi, họ có thể kiểm tra thực tế bài đăng, kiểm tra ngày tháng và các kênh social media trước khi nó đi qua quy trình làm việc để phê duyệt và được đăng – tất cả đều cực kì dễ dàng.
Product Marketing ở cùng 1 nơi
Quản lý một tính năng hoặc sản phẩm ra mắt đòi hỏi nhiều sự phối hợp với nhiều nhóm khác nhau và việc xác định đúng thời gian là chìa khóa quan trọng. Jira có thể giúp các nhóm Product Marketing theo dõi mỗi cá nhân, nhiệm vụ và trạng thái để quá trình launching diễn ra đúng theo dự kiến. Với mọi thứ liên quan đến một dự án trong Jira, các PM luôn cập nhật thông tin cập nhật, collateral, video, ảnh chụp màn hình… tất cả các chi tiết cần phê duyệt, QA và xem xét trước ngày ra mắt. Hơn nữa, với Jira, bạn có thể quản lý dự án của mình bằng phương pháp Agile bằng cách thực hiện các epic và sprint.
Content Sáng tạo
Creative Brief và deadline thúc đẩy các nhóm sáng tạo. Họ cần biết mình cần tại hình ảnh, .gif hoặc video gì. Việc sử dụng Jira để quản lý sự phong phú của các dự án tiếp thị sáng tạo cho phép các nhóm thu thập thông tin thích hợp – các guideline, yêu cầu kỹ thuật và phản hồi – tất cả ở cùng một nơi để đảm bảo rằng các content được phân phối đúng với yêu cầu đã đặt ra. Bên cạnh đó, quá trình review cũng sẽ dễ dàng hơn với các leader với các flow như “Đang tiến hành”, “Đang xem xét” và “Bị từ chối”. Thêm nữa, team có thể dễ dàng tạo quy trình làm việc được tùy chỉnh hoàn toàn – đặc biệt hữu ích nếu team có nhiều loại content với nhiều ngôn ngữ khác nhau cần được quản lý. Tích hợp gốc của Jira với Confluence cực kỳ hữuu ích khi các team marketing có thể sản xuất và quản lý content, với tính năng theo dõi lịch sử và tất cả đều được liên kết trở lại Jira issue ban đầu.
Content và PR trong Jira
Content là công cụ đắc lực của marketer. Cho dù là blog, tài liệu quảng cáo, bản thuyết trình, tờ rơi hay thông cáo báo chí, đưa thông điệp chính xác đến đúng đối tượng là vấn đề quan trọng nhất. Khi nhóm PR đang quản lý phạm vi thông điệp của một công ty, họ đòi hỏi phải xây dựng mối quan hệ tốt với các kênh truyền thông và nhà phân tích. Và khi một công ty phải đưa ra một câu chuyện hấp dẫn, nó cần được review và phải hồi từ những người có kinh nghiệm. Bằng cách theo dõi quá trình soạn thảo thông cáo báo chí trong Jira, bạn có thể yên tâm rằng những người phù hợp sẽ thấy công việc và việc phê duyệt được thực hiện nhanh chóng – được theo dõi và quản lý đầy đủ bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Jira cho mọi phòng ban
Với tư cách là các chuyên gia chuyển đổi doanh nghiệp, chúng tôi có các chuyên gia tư vấn sẵn sàng giúp bạn mở rộng quy mô doanh nghiệp mà bạn cần. Cho dù đó là chuyển từ việc xử lý nội dung tiếp thị của bạn trong trang tính excel hay lập kế hoạch thông cáo báo chí trên các ghi chú, với Jira và Confluence, BiPlus có các công cụ phù hợp cho bạn. Nếu team marketing của bạn muốn biết thêm về cách có thể áp dụng Agile một cách tinh gọn và hiệu quả, hãy liên hệ với BiPlus – đối tác số 1 của Atlassian để được hỗ trợ tốt nhất:
- Email: [email protected]
- Hotline: 096 777 71 24 (Mrs. Thao Bui)
