Theo báo cáo 2024 State of Teams của Atlassian, 50% số lãnh đạo cấp cao đã tích cực áp dụng công cụ AI vào quy trình làm việc nhưng vẫn phải đối mặt với vấn đề nan giải: nhân viên ngại thay đổi, sợ công nghệ mới sẽ làm xáo trộn luồng công việc quen thuộc của họ. Dưới đây là 6 điều quan trọng nhà quản lý cần làm để thúc đẩy nhân viên tích cực tiếp nhận, ứng dụng và làm việc với AI.
Tự mình làm quen với công nghệ trước
Nắm rõ công cụ AI
Để đưa trí tuệ nhân tạo vào hoạt động hiệu quả trong doanh nghiệp, người lãnh đạo cần trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về công nghệ này. Việc nắm rõ các công cụ AI không chỉ giúp họ đưa ra quyết định điều hành một cách chủ động mà còn giúp họ tránh được những rủi ro tiềm ẩn.
Như Amy Spurling, CEO của Compt đã chia sẻ, việc làm quen với các công cụ AI sẽ giúp người lãnh đạo giải thích rõ ràng hơn về lợi ích của nó cho đội ngũ của mình, đồng thời dễ dàng dự đoán và ứng phó với những thách thức có thể xảy ra.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Việc xác định mục tiêu cụ thể là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo thành công của bất kỳ dự án nào liên quan đến trí tuệ nhân tạo. Để đạt được hiệu quả tối đa, các mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Theo Michael Hasse – nhà tư vấn công nghệ và an ninh mạng ở Seattle: “Việc triển khai AI không đơn thuần là việc đưa công nghệ vào hệ thống rồi mong chờ kết quả bất ngờ sẽ xảy ra. Bất kỳ thay đổi nào trong quy trình làm việc đều đòi hỏi một kế hoạch chi tiết và sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo không bị gián đoạn và lợi nhuận đầu ra rõ ràng, có thể đo lường được”.
Alfredo Huitron, Giám đốc sản phẩm bộ phận Atlassian’s Rovo Agents, cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định rõ các trường hợp sử dụng cho AI. Ông cho rằng việc đặt ra kỳ vọng ngay từ đầu sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò của công nghệ này trong công việc và sử dụng, thậm chí là tự tạo nên công cụ một cách hiệu quả.
Sẵn sàng cho thay đổi
Khuyến khích chia sẻ kiến thức
Bạn đã bao giờ thấy một dự án triển khai AI thất bại chỉ vì thiếu sự hợp tác giữa các bộ phận? Khi người lãnh đạo đã xác định được công cụ nào có thể kết hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp và vạch rõ mục tiêu triển khai, thì việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm là yếu tố quan trọng tiếp theo để đảm bảo thành công của bất kỳ dự án nào liên quan đến AI. Một đội ngũ làm việc hiệu quả là một đội ngũ biết chia sẻ. Khi tất cả các thành viên cùng nhau làm việc và học hỏi, họ sẽ tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn.
Thomas Anglero, Giám đốc điều hành của Too Easy AS, cho rằng việc tạo điều kiện để các nhóm thảo luận về các trường hợp sử dụng của AI sẽ giúp xây dựng một văn hóa chia sẻ kiến thức trong doanh nghiệp: “Theo thời gian, văn hóa làm việc của các đội nhóm sẽ tập trung vào việc chia sẻ thay vì chỉ giữ kiến thức cho riêng mình, khi mà mọi người nhận ra rằng mình có thể làm việc tốt hơn khi chia sẻ thông tin với nhau”.
Xem thêm: Tự động hóa Jira: Thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm
Phá bỏ rào cản
Với doanh nghiệp đang loay hoay với các rào cản từ giao tiếp đến cộng tác hiện có, quá trình triển khai công cụ AI có thể là cơ hội để cải thiện văn hóa công ty một cách đáng kể.
Erik Severinghaus gợi ý bộ 3 hành động hữu ích có thể hỗ trợ: “Cài đặt công cụ khuyến khích cộng tác như Slack hay Trello để giao tiếp tốt hơn và quản lý dự án; để mỗi thành viên trong team hiểu rõ vai trò của mình thông qua việc đào tạo chéo; công nhận và vinh danh tinh thần làm việc nhóm – củng cố giá trị của cộng tác nhóm”. Việc áp dụng những gợi ý này sẽ giúp chúng ta phá bỏ những rào cản hiện có và tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người có thể chia sẻ ý tưởng và cùng nhau khám phá những điều mới mẻ.
Tăng cường giao tiếp
Có cẩm nang chi tiết
Điều cuối cùng và quan trọng nhất, người lãnh đạo cần cởi mở, chu đáo và minh bạch trong giao tiếp nội bộ về AI. Có nghĩa là phải sẵn sàng để giải quyết nỗi sợ cũng như hiểu lầm của nhân viên, như là: AI có thể thay thế con người, công cụ mới sẽ làm xáo trộn quy trình làm việc….
Để làm được điều này, việc xây dựng một cẩm nang giao tiếp nội bộ về AI là vô cùng cần thiết. Cẩm nang này sẽ cung cấp cho nhân viên những thông tin cơ bản về trí tuệ nhân tạo, và quan trọng là các tiêu chuẩn cũng như hướng dẫn rõ ràng về việc sử dụng công cụ mới. Như Stefano Lodola, người sáng lập khóa học Think language đã chia sẻ: “Chiến lược giao tiếp nội bộ là rất cần thiết. Nó phải bao gồm các bản cập nhật thường xuyên về các công cụ mới được sử dụng và những thay đổi sắp tới.”
Quan tâm đến yếu tố con người
Bạn đã bao giờ nghe nhân viên chia sẻ lo lắng về việc bị AI thay thế chưa? Đây là một vấn đề phổ biến và nan giải mà các nhà lãnh đạo cần phải đối mặt khi triển khai AI vào quy trình làm việc của doanh nghiệp. Dù AI chỉ là một công cụ hỗ trợ chứ không phải là một mối đe dọa, con người vẫn đóng vai trò trung tâm trong việc vận hành và phát triển doanh nghiệp; tuy nhiên người lãnh đạo không thể chỉ đơn giản là nói với nhân viên “AI sẽ không thay thế được bạn đâu”, trong khi doanh nghiệp vẫn đầu tư mạnh mẽ vào công cụ mới này. Người lãnh đạo cần chỉ rõ rằng trí tuệ nhân tạo chỉ thực sự hiệu quả khi được con người sử dụng và điều khiển.
Alfredo Huitron đã nhấn mạnh rằng: “Các nhà lãnh đạo nên giúp nhân viên hình dung ra việc sử dụng trí tuệ nhân tạo có thể tối ưu công việc của họ như thế nào. Con người khi kết hợp với AI có sức mạnh gấp 10 lần so với chỉ có con người hoặc AI.” Điều này có nghĩa là, chúng ta cần thay đổi cách nhìn của nhân viên về công nghệ mới này, từ một đối thủ cạnh tranh thành một cộng sự đắc lực. “Cách tốt nhất là tạo sự tương tác rõ ràng giữa con người với AI trong các vấn đề thực tế và cho nhân viên cơ hội thoát ra khỏi công việc hàng ngày để thử nghiệm những điều mới mẻ.”
Kết luận
Thế giới đang thay đổi nhanh chóng, và để đội ngũ luôn đi đầu, người quản lý cần tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự thích ứng và đón nhận những công nghệ mới như là trí tuệ nhân tạo. Khi một môi trường làm việc nơi AI được chào đón và tiếp nhận tích cực, đội ngũ sẽ tự tin hơn trong việc khám phá và tận dụng những lợi ích khổng lồ mà công nghệ này mang lại.
BiPlus – Chúng tôi chuyên gia công phát triển phần mềm và cung cấp dịch vụ IT cho các khách hàng trong lĩnh vực viễn thông, tài chính, ngân hàng, thương mại điện tử và là đối tác giải pháp của Atlassian tại Việt Nam.
