“Bí kíp” chọn lựa phương pháp ước tính tốt nhất cho phiên planning trong Agile

Mỗi phiên planning hoặc phiên grooming (phiên làm mịn backlog) là thời gian cho các thành viên trong nhóm ước tính các stories và các hạng mục công việc. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta không ước tính được chính xác thời gian do lượng công việc trong backlog rất lớn trong khi thời gian có hạn. Hình thức họp cũng thay đổi liên tục, có lúc họp trực tiếp trên văn phòng, có lúc cả team mỗi người một nơi, chỉ có thể họp cùng nhau qua zoom hoặc google meeting. Hình thức họp thay đổi liên tục nên tinh thần của team cũng lên xuống thất thường. Đôi khi họ cảm thấy năng suất nhưng đôi khi lại cảm thấy buồn chán và không có động lực. Nếu bạn thấy team mình đang gặp phải tình huống này thì bài viết này sẽ hữu ích cho bạn. Dưới đây là một tập hợp các đề xuất về cách giải quyết các vấn đề phổ biến nhất xung quanh phiên planning và sử dụng phương pháp ước tính nào.

Đọc thêm: Hướng dẫn Scrum of Scrums

Vấn đề #1: Chỉ “đoán” chứ không ước tính

Trong phiên planning, nhiều đội sử dụng thẻ vật lý để áp dụng “Planning Poker”, một kỹ thuật ước tính dựa trên sự đồng thuận. Trong “Planning Poker”, mỗi người tham gia sử dụng các thẻ có giá trị như 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 và 100 thể hiện số story point. Với kiểu planning này, các thành viên trong nhóm ước tính dựa trên sự kết hợp giữa kiến thức và cảm giác. Họ không sử dụng các điểm tham chiếu trong quá khứ hay áp dụng các kinh nghiệm từ các sprint trước đó. Các ước tính của họ ít nhiều có cùng mức độ chính xác với ước lượng trước đó. Tuy nhiên, vấn đề đối với cách này chính là các nhóm sẽ không có động lực để cải thiện độ chính xác cho các ước tính mỗi khi có một sprint được hoàn thành. Vì vậy, làm thế nào chúng ta có thể khuyến khích các nhóm tinh chỉnh các kỹ thuật ước tính?

Giải pháp: Chuẩn bị tốt hơn và sử dụng các công cụ lưu trữ “lịch sử”

Là một Scrum Master, hãy chọn các issue từ các sprint trước làm điểm tham chiếu. Những issue trong quá này sẽ là điểm chuẩn để cả nhóm hiểu rõ hơn về các ước tính trong tương lai. Một phương pháp hay khác là hiển thị các issue đã được ước tính trước đây dưới dạng các giá trị story point đã cho – ví dụ: ba issue trước đây được ước tính là 1, 3 hoặc 5 story point. Nhờ điều này, nhóm của bạn sẽ có điểm tựa để ước tính tốt hơn rất nhiều. Tại sao việc này quan trọng như vậy? Trong nhiều tình huống, các thành viên trong nhóm có cách hiểu khác nhau về mức độ lớn của story point. Cung cấp cho họ các ví dụ và một chút “lịch sử” giúp họ đưa ra các ước tính chính xác hơn.

Vấn đề #2: Khi ước tính, một số thành viên trong nhóm cố gắng chuyển đổi story point thành đơn vị thời gian

Tất cả chúng ta đều đã nghe những câu chuyện cười về việc các dev nói chuyện với leader về các ước tính và kỳ vọng. Có vẻ như điều lớn nhất cần khắc phục là chuyển đổi và tính story point thành ngày và giờ, thay vì so sánh các issue với nhau. Điều này xảy ra rất nhiều khi các nhóm phát triển đang ước tính với ban quản lý. Hậu quả là sự hiểu lầm đó dẫn đến sự bực bội cho cả hai bên. Làm thế nào chúng ta có thể sắp xếp tốt hơn kỳ vọng giữa các đội?

Giải pháp: Ở cấp độ dự án hoặc epic, hãy thử “xác định cỡ áo” thay vì story point.

Trong phương pháp này, thay vì sử dụng các số từ dãy Fibonacci, nhóm của bạn sẽ sử dụng các cỡ áo thun – S, M, L, XL. Như “báo cáo State of Agile” nêu rõ – 51% nhóm sử dụng point, 23% trong số họ sử dụng định cỡ áo thun. Cả hai phương pháp ước lượng đều có những lợi ích riêng. Nếu bạn gặp khó khăn với những người đang chuyển đổi và tính story point thành ngày và giờ, trước tiên hãy thử định cỡ áo phông. Phương pháp này trừu tượng hơn các story point nên khó chuyển đổi chúng thành đơn vị thời gian hơn (vì kích thước áo thun không phải là số). Khi nhóm của bạn biết cách so sánh các issue với nhau trong thực tế hoạt động như thế nào và lý do tại sao nó tốt hơn so với ước tính theo giờ làm việc hoặc ngày, thì bạn có thể tiếp tục với các story point.

Vấn đề # 3: Quá nhiều issue cần ước tính

Trong một khoảng thời gian ngắn, lượng công việc trong backlog có thể phát triển theo cấp số nhân. Đột nhiên có 50, 100 hoặc nhiều hơn các issue trong Jira được ước tính. Mọi người đều biết cảm giác khi rõ ràng là sẽ không đủ thời gian để thực hiện ước tính hết chỗ issue này.

Giải pháp: Nếu bạn có nhiều issue cần ước tính, hãy thử Ước tính tương đối (Relative Sessions)

Ước tính tương đối là một trong những phương pháp ước tính đặc biệt được sử dụng trong các nhóm Agile và bao gồm ước tính các nhiệm vụ hoặc user story point, không riêng biệt và theo đơn vị thời gian tuyệt đối, mà bằng cách so sánh hoặc nhóm các mục có độ khó tương đương. Ước tính tương đối là một trong những kỹ thuật nhanh nhất được sử dụng để lập dự án. Nó dựa trên giải pháp thay thế nổi tiếng trong Planning Poker – Trò chơi ước tính nhóm – giúp các nhóm sắp xếp các tính năng và user story dựa trên độ phức tạp tương đối. Các thành viên trong nhóm so sánh các issue và quyết định xem issue nào cần nhiều nỗ lực hơn hay ít hơn so với issue còn lại. Từng cá nhân, từng thành viên trong nhóm lấy một thẻ mới từ backlog và đặt nó lên bảng hoặc thay đổi vị trí của thẻ đã đặt trước đó.

Vấn đề số 4: Hoạt động của các nhóm ở các múi giờ khác nhau (đối với các nhóm quốc tế)

Nhóm của bạn đang phân tán và bạn muốn chạy phiên planning để ước tính các công việc trong backlog. Ví dụ nếu bạn làm việc ở Việt Nam và nhóm của bạn hoạt động từ Ấn Độ hoặc Châu Âu. Điều này thường đòi hỏi mọi người phải ở lại muộn hoặc yêu cầu mọi người phải thức dậy sớm. Điều này dẫn đến các cuộc trò chuyện mà lúc đó mọi người đang mờ mắt, nửa tỉnh nửa mê trên kết nối internet chập chờn.

Giải pháp: Hãy thử sử dụng các công cụ trực tuyến có chế độ ước tính không đồng bộ

Khi khó có thể ước tính đồng thời, hãy thử ước tính thời điểm phù hợp nhất với nhóm. Có những công cụ cho phép bạn ước tính bất cứ khi nào bạn muốn. Họ có thể cho phép nhóm xem xét nó sau khi phiên kết thúc và đưa ra ước tính cuối cùng. Một lợi ích khác của chế độ này là mọi người đều có tiếng nói và bạn sẽ tránh được những tình huống mà những người có chức vụ cao hơn hơn có nhiều tiếng nói hơn.

Tạm kết

Bạn sử dụng phương pháp nào không thực sự quan trọng, miễn là chúng mang lại kết quả tốt. Có rất nhiều công cụ khác nhau như Agile Poker for Jira có thể giúp bạn tìm ra cách đáp ứng nhu cầu của nhóm bạn. Đừng ngại thử nghiệm và thử những điều mới có thể giúp nhóm phát triển hơn nữa.

Nếu bạn có nhu cầu đào tạo, tư vấn triển khai Agile và các công cụ Atlassian như JIRA, Confluence, hãy liên hệ với BiPlus – đối tác Vàng của Atlassian tại Việt Nam. Đội ngũ chuyên gia được chứng nhận từ Atlassian sẽ hỗ trợ bạn từ khâu đào tạo đến tư vấn hệ thống, tích hợp công cụ, mang lại cho bạn workflow hiệu quả nhất, năng suất nhất.