Hiểu Kanban trong 5 phút

Kanban là gì? Bí quyết đơn giản hóa quy trình làm việc (Workflow)

Kanban giúp doanh nghiệp tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn thành. Đây là một hệ thống quản lý quy trình làm việc đơn giản và hiệu quả giúp thúc đẩy sự cộng tác và năng suất trong doanh nghiệp.

Kanban là gì?

Kanban là một hệ thống quản lý quy trình làm việc được đơn giản hóa nhằm mục đích đạt được hiệu quả và sự linh hoạt trong quá trình sản xuất. Mặc dù phương pháp này được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực phát triển phần mềm, tuy nhiên mục tiêu của Kanban nói chung là nhằm cải thiện hiệu suất trong đa dạng các lĩnh vực – không chỉ cho ngành công nghệ thông tin (CNTT).

Kanban được phát triển tại Nhật Bản bởi tập đoàn Toyota vào đầu những năm 1940. Ban đầu, phương pháp này không được thiết kế để thay thế quản lý dự án hay hoạt động như một phương pháp phát triển. Thay vào đó, Kanban tập trung vào việc cải thiện các quy trình đã có bằng cách tạo ra một cấu trúc quy trình làm việc tốt hơn. Kanban cũng giúp doanh nghiệp hạn chế số lượng công việc đang thực hiện (works in-progress) trong phần backlog (bảng danh sách công việc). Phương pháp này cũng giúp cải thiện khả năng lãnh đạo, tính minh bạch của tổ chức, tinh thần đồng đội, giao tiếp cởi mở và cộng tác trong doanh nghiệp. Với Kanban, các tổ chức có thể trực quan hóa cả các nhiệm vụ chưa cụ thể, tập trung vào các công việc ưu tiên và giúp các thành viên nắm được các công việc cần hoàn thành.

Bảng Kanban và thẻ Kanban

Bảng Kanban là công cụ chính cho chiến lược Kanban. Đó có thể là một bảng vật lý, như bảng trắng thông thường hoặc bảng trực tuyến (online) giúp các bộ phận theo dõi các nhiệm vụ và tiến độ công việc. Tiến trình sẽ được theo dõi bằng cách sử dụng thẻ Kanban, có thể đơn giản như sticky note (ghi chú dính) có thể được di chuyển hoặc thẻ ảo có thể được kéo và thả vào các cột khác nhau trên bảng Kanban.

Mỗi giai đoạn được thể hiện bằng một cột trên Bảng Kanban. Ví dụ: cột đầu tiên có thể chứa backlog các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, với một cột khác cho “today” (hôm nay) hoặc “this week” (tuần này), nơi bạn có thể đưa ra các nhiệm vụ bạn cần tập trung ngay bây giờ. Khi chọn các task để đưa vào Thẻ Kanban, bạn nên chia các task đủ nhỏ có thể hoàn thành trong ngày, tránh các task kéo dài quá lâu (>1 tuần). Ngoài ra, bạn cũng nên tránh chia nhỏ các task quá mức khiến bảng kanban trở nên lộn xộn với quá nhiều thẻ. Chọn các nhiệm vụ đánh dấu một vài mục trong danh sách của bạn nhưng điều đó sẽ giải quyết đủ nhanh để duy trì động lực cho nhóm.

Không có template cụ thể nào khi tạo các giai đoạn cho bảng Kanban. Nguyên tắc chung là giữ lại sự đơn giản và tránh làm phức tạp các bước cần thiết để hoàn thành các task. Mặc dù mọi tổ chức đều có thể tự do lựa chọn các danh mục của riêng họ cho mỗi cột, nhưng hầu hết các bảng Kanban sẽ bao gồm các giai đoạn sau:

Các giai đoạn Kanban

Waiting (Đang chờ): Cột này thường bao gồm các task trong backlog của nhóm. Những task này đang chờ để được kéo qua cột “To-do” (cần làm).
To-do (cần làm): Cột bao gồm các việc nhặt ra để làm hôm nay từ cột “waiting”.

In Progress (Đang tiến hành): Cột này chứa tất cả các task hiện đang được thực hiện. Cột này đôi khi cũng được đặt tên là “doing”. Ngay sau khi bạn chọn một task mới để thực hiện, task đó sẽ được chuyển vào cột này.
Review (Duyệt lại): Tại cột này, các task đã cơ bản hoàn thành, cần các leader kiểm tra và phê duyệt.

Completed (đã hoàn thành): Sau khi được duyệt, task sẽ được chuyển đến cột cuối cùng “đã hoàn thành” hoặc “đã hoàn thành”.

Blocked (Bị chặn): Nếu một task không thể hoàn thành hoặc tiến độ của nó bị chậm hoặc tạm dừng vì bất kỳ lý do gì, nó sẽ được chuyển sang danh mục “block” hoặc “hold” (giữ lại) cho đến khi có thể tiếp tục.

Kanban vs Scrum

Cùng là các chiến lược cải tiến quy trình làm việc, Kanban và Scrum thoạt nhìn có vẻ là hai phương pháp agile tương tự nhau. Đúng là chúng có những điểm tương đồng – cả hai chiến lược đều được xây dựng trên hệ thống “pull” (kéo thả), tập trung vào việc đưa các hạng mục ra khỏi backlog và hoàn thành nhanh nhất có thể. Nhưng một khi các task được lấy ra khỏi backlog, có thể dễ dàng thấy Kanban và Scrum khác nhau như thế nào.

Scrum tập trung vào các sprint, bắt đầu bằng cuộc họp lập kế hoạch để quyết định nhiệm vụ nào là ưu tiên cần thực hiện trong 1 sprint kéo dài hai tuần đó. Trong hai tuần sprint này, nhóm phát triển và nhóm sản phẩm chỉ được phép tập trung vào các hạng mục được nhặt ra trong cuộc họp lập kế hoạch; bất kỳ thứ gì khác được lập thành bảng cho đến khi kết thúc sprint đó. Cuối cùng, có một phiên review và 1 phiên retrospective về cuối mỗi sprint để điểm lại các mục tiêu đã hoàn thành, chưa hoàn thành, những điều hài lòng hoặc chưa hài lòng về sprint vừa qua và những hoạt động nào cần phải cải tiến. Sau đó, quá trình bắt đầu lại với các yêu cầu hoặc task mới đã được đặt ra trong cuộc họp planning (lập kế hoạch) lần trước.

Kanban sử dụng phương pháp “kéo” và cũng liên quan đến việc đánh giá và xem xét lại thường xuyên, nhưng nó không tuân theo giai đoạn sprint hai tuần mà Scrum sử dụng, thay vào đó Kanban là một quy trình liên tục trong đó các nhiệm vụ được kéo bất cứ lúc nào nhóm có đủ băng thông để thực hiện một nhiệm vụ khác. Cũng có những giới hạn về số lượng công việc trong phần in-progress, thường dựa trên số lượng người và nguồn lực sẵn có, tuy nhiên, thông thường, chỉ nên để từ 3-5 task trong phần này.

Công cụ và phần mềm Kanban

Có rất nhiều công cụ và phần mềm Kanban có sẵn cho các doanh nghiệp muốn quản lý quy trình làm việc Kanban bằng các bảng Kanban trực tuyến. Doanh nghiệp có thể sử dụng những thứ này thay cho bảng Kanban vật lý hoặc kết hợp song song 2 loại. Những công cụ này giúp các nhóm theo dõi các tiến độ công việc và có thể giúp mọi người hình dung từng bước các nhiệm vụ. Có một số tùy chọn có sẵn trên thị trường, nhưng một số công cụ Kanban phổ biến hơn bao gồm: