Bằng cách nắm vững các kiến thức cơ bản về phát triển theo Agile, dù bạn mới làm quen hay đã “kì cựu” khi làm việc theo Agile, bạn và nhóm của mình đều có thể nâng cao năng suất và sự chủ động trong công việc. Trong bài viết này, BiPlus sẽ đề xuất ba giải pháp cho nhóm của bạn nhằm cải thiện và nâng cấp một số sự kiện Agile như Planning, Daily và Retrospective.
1. Nghiêm túc với việc xử lý backlog
Về cốt lõi, mục tiêu của phiên sprint planning là xác định công việc cần cam kết cho sprint tiếp theo. Nhưng trước khi lập kế hoạch sprint, các team cần phải có sự chuẩn bị trước, thường được biểu hiện qua “Backlog Grooming”. “Product Backlog Grooming” hay còn gọi là phiên Backlog Refinement chính là các phiên làm mịn backlog. Ở mỗi Sprint thì Scrum team sẽ dành một ít thời gian trong phiên này để chuẩn bị cho Sprint Planning kế tiếp. Đây là một trong những sự kiện ảnh hưởng rất nhiều đến sự hoạt động hiệu quả của dự án.
Trong quá trình xử lý backlog, Project Manager (hoặc PO) và development manager cần ưu tiên các mục mới trong backlog và so sánh chúng với các mục hiện đã có sẵn để đưa ra thứ tự ưu tiên các đầu việc. Ngoài ra, cũng cần xem xét và xác định các user story để nhóm có đủ thông tin để ước tính (estimate) và thực hiện. Nếu không thể thêm đủ chi tiết vào user story trong phiên Backlog Grooming, hãy chuyển chúng xuống hàng đợi trong khi Product Manager làm rõ công việc cần phải thực hiện.
Sau khi hoàn thành phiên này, cả nhóm có thể cùng nhau lập kế hoạch sprint thực tế. Bắt đầu bằng việc ước tính nỗ lực liên quan đến từng hạng mục trong backlog và chuyển các issue vào backlog của sprint. Nếu không có phiên Backlog Grooming, phiên Planning mà thường chỉ nên mất khoảng một giờ, có thể tốn đến 2-3 tiếng. Thời gian đó hoàn toàn có thể dành để làm công việc phát triển.
Để trình bày các dự báo của sprint, bạn nên sử dụng sprint footer trong backlog của mình để tính tổng point cho sprint và so sánh point đó với velocity (vận tốc) thông thường. Đây là một cách hay để sử dụng các con số nhằm đảm bảo rằng mọi người đều hiểu mức độ commitment.
Đọc thêm: Jira là gì? Tất tần tật về Jira Software
2. Tạo các phiên daily đứng hiệu quả
Khi nói đến Agile, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến phiên daily (họp đứng) vì nó diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại qua mỗi sprint. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, phiên daily đang được thực hiện sai cách.
Nếu bạn daily với team mình hàng ngày, nhưng không hoạt động theo phương pháp lặp thì bạn chưa thực sự đang làm theo Agile – bạn chỉ vừa thêm một cuộc họp khác vào lịch của mình. (Trong phương pháp lặp (iterative), nhóm của cần làm việc để tinh chỉnh và cải thiện liên tục dự án dựa trên phản hồi hoặc thông tin mới.)
Dĩ nhiên, họp đứng là một khởi đầu tốt với Agile. Phiên này sẽ thông báo cho mọi người về những gì đang diễn ra trong nhóm chỉ trong vài phút (thường sẽ là 15 phút) và những cập nhật nhanh chóng này có thể giúp bất kỳ nhóm nào làm việc theo cách lặp đi lặp lại nhiều hơn.
Nếu bạn chưa thực hiện họp đứng, hãy bắt đầu với cuộc họp 15 phút (hàng ngày, ba lần một tuần, có thể chỉ 1 lần hàng tuần), trong mỗi phiên này mỗi thành viên trong nhóm trả lời các câu hỏi sau:
- Hôm qua đã làm gì?
- Hôm nay làm gì?
- Có khó khăn gì không?
Những câu hỏi này sẽ giúp team nắm được các tiến trình công việc, đang làm tốt hay đang bị tắc ở đâu. Lưu ý câu hỏi đầu tiên “Hôm qua đã làm gì” – câu trả lời phải là những việc đã được hoàn thành 100% và đóng gói, không bao gồm những công việc vẫn đang làm. Câu hỏi này sẽ giúp khơi dậy một mức độ trách nhiệm nhất định khi mọi người sẽ phải báo cáo công việc đã hoàn thành vào ngày hoặc tuần trước đó. Không ai muốn trở thành người tụt lại phía sau và không hoàn thành công việc.
Nếu nhóm của bạn đang thực hiện họp đứng, hãy chuẩn bị trước để cuộc họp diễn ra ngắn gọn và không tốn nhiều công sức (đặc biệt đối với những phiên daily vào buổi sáng). Mẹo: Bạn có thể sử dụng các bộ lọc nhanh (quick filter) của Jira Software như “only my issues” (hoặc ấn vào biểu tượng tên của mình trong Jira như hình dưới) và “recently updated”. Khi bạn sử dụng hai bộ lọc này cùng nhau, chúng sẽ hiển thị các issue được chỉ định cho bạn đã được cập nhật vào ngày hôm qua.
Qua kinh nghiệm vận hành theo Agile tại BiPlus, chúng tôi nhận ra rằng, mỗi team sẽ có một cách daily riêng vì mỗi team đều cần phải tìm ra cách nào phù hợp nhất. Có thể có nhóm họp qua Google meeting 2 lần 1 tuần, trong khi một số nhóm khác daily mỗi sáng vào lúc 9h. Vì vậy, hãy xác định cách làm phù hợp nhất với team của mình và thống nhất về format cũng như thời gian cụ thể.
Mẹo: Để giữ các phiên daily đi đúng hướng, một số team sử dụng có thể bấm đồng hồ – mỗi người có X phút – trong khi một số team có thể ném quả bóng cho người nói tiếp theo để đảm bảo rằng mọi người đang chú ý. Một nhóm phân tán làm việc remote sẽ hay gọi video call qua google meeting hoặc Zoom hoặc một số app như Slack, Skype, Hipchat (ứng dụng này còn có bot để daily). Mỗi nhóm đều có văn hóa và màu sắc riêng, vì thế hãy làm cho phiên daily của nhóm mình trở nên đặc biệt.
3. Cải tiến liên tục
Khi sprint kết thúc, có một sự kiện Agile quan trọng trước khi sprint tiếp theo bắt đầu: phiên retrospective. Đây là phiên QUAN TRỌNG NHẤT của Agile.
“If you adopt only one Agile practice let it be retrospectives. Everything else will follow.”
Woody Zuill
Nếu bạn chỉ được chọn tiến hành 1 sự kiện Agile thì hãy chọn phiên retrospective. Nhiều team rất muốn loại bỏ phiên retro để bắt tay ngay vào sprint tiếp theo. Nhưng hệ quả của việc này sẽ khiến team bạn không còn “Agile” nữa. Giống như phiên daily, phiên retro có thể bị hiểu nhầm. Đây không phải là thời gian để mọi người ngồi xung quanh và phàn nàn; đó là thời gian để tìm hiểu những hoạt động đã mang lại kết quả tốt và những gì không hiệu quả, đồng thời phát triển một kế hoạch hành động cho sprint sắp tới. Cốt lõi của Agile chính là cải tiến liên tục: chỉ bằng cách nhìn lại công việc vừa hoàn thành (hoặc chưa hoàn thành), các nhóm mới form có thể học hỏi và làm tốt hơn trong sprint tiếp theo.
Mỗi team sẽ tiến hành phiên retro theo cách riêng, tuy nhiên tiến hành có tổ chức sẽ có ích . Hãy thử đưa một người hỗ trợ từ bên ngoài các đội. Điều này cho phép mọi người tham gia trả lời những câu hỏi. Có rất nhiều các kỹ thuật thường được dùng trong phiên này, ví dụ: Glad Sad Mad, Start Stop Continue, Sailboat hay 4Ls,… Nhìn chung các kỹ thuật này sẽ xoay quanh 3 câu hỏi: Điều gì nhóm đã làm tốt, đang thúc đẩy nhóm? Điều gì nhóm còn chưa làm tốt, có thể cải thiện? Điều gì nhóm nghĩ là tốt và sẽ thử?
Tùy từng nhóm mà chúng ta sẽ sử dụng cách thức phù hợp. Ví dụ Glad – Sad – Mad sẽ tập trung vào tâm trạng của các thành viên trong khi format Start – Stop – Continue sẽ kích thích hành động. Các nhóm có thể sử dụng dữ liệu định tính từ sprint report, velocity chart và burndown charts để trả lời những câu hỏi này. (Các công cụ lập kế hoạch theo Agile như Jira sẽ tự động tạo ra các công cụ này mỗi khi bạn kết thúc một sprint). Nhưng không dừng lại ở đó: điều quan trọng là mọi người phải hiểu cảm nhận của nhau về sprint vừa rồi.
Bật mí một mẹo nhỏ: khi bắt đầu phiên retro, yêu cầu mọi người viết ra sticky note số điểm họ chấm cho sprint vừa rồi trên thang điểm 10. Sau đó tìm giá trị trung bình của số điểm team đã ghi. Đây sẽ là số liệu để bạn “bắt mạch” nhóm của mình. Nếu bạn thực sự làm việc trên một cách nhất quán, bạn sẽ có dữ liệu định tính về tinh thần và hiệu quả làm việc của nhóm. Và bạn có thể tương quan điều đó với những thay đổi trong cách bạn làm việc cùng nhau (hoặc với các nhóm khác) và hiểu bản thân mình hơn nữa.
Ngoài ra, bạn cũng có thể lưu trữ và publish các ghi chú và quyết định từ phiên retro bằng cách sử dụng Confluence hoặc một công cụ tương tự. Đây là nơi cung cấp SSOT (Single source of truth) cho team bạn có thể theo dõi mọi nơi mọi lúc.
Tạm Kết
Tất cả sự kiện Agile đều hướng đến GIAO TIẾP. Các giải pháp này nhấn mạnh một nguyên lý từ tuyên ngôn Agile: “các cá nhân và tương tác hơn là quy trình và công cụ”. Điều quan trọng nhất đối với các phiên lập kế hoạch Sprint, Daily và Review, Retro là các cá nhân tương tác với nhau. Bạn có thể sử dụng các công cụ để hỗ trợ sự hợp tác và giao tiếp của nhóm, nhưng nó phải bắt đầu từ yếu tố con người. Chỉ khi nhóm của bạn biết cách làm việc và tương tác với nhau, bạn mới có thể gặt hái được những lợi ích của Agile.
Nếu bạn đang áp dụng Agile vào quy trình làm việc của mình và muốn sử dụng các công cụ như Jira, Confluence giúp các team Agile hoạt động hiệu quả, mượt mà hơn, bạn có thể liên hệ BiPlus – đối tác vàng của Atlassian (công ty sở hữu Jira) để được tư vấn đào tạo Agile và sử dụng các công cụ Atlassian bởi các chuyên gia có chứng nhận quốc tế.
BiPlus tự hào là đại diện của hãng Atlassian để có thể hỗ trợ, tư vấn, giúp đỡ các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng các sản phẩm của hãng. Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và tổ chức vận hành phát triển phần mềm theo phương pháp Agile dành tặng các doanh nghiệp chương trình “độc quyền” hỗ trợ doanh nghiệp: “Chia sẻ từ chuyên gia Atlassian”.
Bạn sẽ nhận được gì từ chương trình?
– Được chia sẻ về các tính năng công cụ Atlassian (Jira, Confluence, Trello,…)
– Được hỗ trợ giải pháp, tích hợp tính năng theo từng nhu cầu của doanh nghiệp
– Được tư vấn triển khai DevOps miễn phí dành cho doanh nghiệp.
– Được demo & dùng thử sản phẩm (nếu trước đây bạn chưa sử dụng)
Đối tượng: Dành tặng tất cả các doanh nghiệp có quan tâm
Thời lượng: 30′
Thời gian: theo lịch đăng ký của các anh/chị
Đặt lịch đăng ký tại đây!
BiPlus Vietnam Software Solution JSC
Địa chỉ: Tầng 3, Bảo Anh building, số 85, Trần Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội
Email: [email protected] Điện thoại +84 979438100
